فایل آنالیز تاخیرات پروژه چیست

مقدمه

یکی از فایل‌های اصلی که در طول اجرای پروژه می‌بایست تهیه و تدوین گردد فایل آنالیز تاخیرات پروژه است. با استفاده از این فایل می‌توانید گره‌های اصلی پروژه و یا به‌اصطلاح Bottleneck (تنگنا) پروژه را در مقاطع مختلف پروژه پیدا نموده و تیم پروژه در راستای برطرف نمودن مشکلات به وجود آمده هدایت نمایید.

تهیه فایل آنالیزتاخیرات پروژه اگرچه به نظر ساده و آسان می‌آید ولی می‌تواند با کیفیت‌های متفاوتی تولید شود. این فایل اگر به‌صورت منطقی تهیه و تدوین گردد می‌تواند مدیران ارشد پروژه را به سمت‌وسوی درست هدایت کرده و اگر به‌صورت ناقص و بی‌کیفیت تهیه و تدوین گردد، علاوه بر اینکه تیم مدیریت پروژه را به خطا می‌اندازد می‌تواند دیدگاه کارآیی آن مورد تردید قرار گیرد.

نکات اساسی در تدوین فایل آنالیز تاخیرات پروژه

ماهیت فایل آنالیز تاخیرات پروژه در فازهای مختلف کاملاً باهم فرق داشته و دیدی که نسبت به تاخیرات فاز مهندسی داریم باید کاملاً با تاخیرات فاز تأمین کالا و اجرا متفاوت باشد.

• تاخیرات فاز مهندسی:بر کل پروژه (شامل تأمین کالا و همچنین اجرا و …) اثر می‌گذارد ولیکن فاز اجرا که تقریباً مرحله آخر فازهای پروژه می‌باشد به‌صورت مستقل و در هر دیسیپلین (سیویل، مکانیکال، پایپینگ و …) باید به‌صورت مستقل مورد ارزیابی قرار گیرند.

در فاز مهندسی و تأمین کالا عموماً تعداد اعضای پاسخگو معمولاً بیشتر از دو نفر تجاوز نمی‌کند ولی در فاز اجرا هر دیسیپلین باید به‌صورت مجزا موردبررسی قرار گیرند.به هر ترتیب موارد فوق بخش کوچکی از تفاوت‌های این فازها هستند و فقط جهت نشان دادن تفاوت‌های آشکار این فازها هستند.

• تیم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه: به‌عنوان هدایت‌کننده جلسات راهبردی پروژه‌ها می‌بایست با حساسیت ویژه فایل آنالیز تاخیرات را به‌گونه‌ای طراحی نماید که تاخیرات هر بخش به‌صورت کاملاً روشن و آشکار نمایان گردد.

از ابزارهای کمکی شامل نمودار، تصویر و هر ابزار دیگری که در اختیار دارد باید در جهت نشان دادن هدف موردنظر خود به بهترین نحو استفاده نماید.

•  پروژه شما از نوع مقطوع و یا Lump Sum (مبلغ کل) باشد: تقریباً دغدغه شما کمتر است. دلیل آن‌هم روشن است چراکه برای این پروژه‌ها اغلب یک فایل PMS تهیه می‌گردد که پیشرفت پروژه را با توجه به اوزان مختلف فعالیت‌ها مورد ارزیابی قرار می‌دهد. معمولاً این فایل مبنای تهیه صورت‌وضعیت است و چون حساسیت بالاست در تهیه آن به‌اندازه کافی دقت می‌شود.
• فاز مهندسی: وزن‌ها بر اساس اهمیت مدارک وزن بندی شده‌اند و در فاز تأمین کالا اوزان بر اساس قیمت‌های هر بسته خرید. در فاز اجرا هم بر اساس دیسیپلین‌های پروژه و سختی کار هر دیسیپلین و احجام مربوط به هر دیسیپلین اوزان فعالیت‌ها به دست آمده‌اند.

تنها کاری که باید صورت گیرد این است که تاخیرات هر فعالیت را با توجه به اوزان آن به دست آورد. با جمع نمودن تک‌تک فعالیت‌ها در هر بخش می‌توان کلیه تاخیرات هر بخش را محاسبه نمود و با توجه به تاخیرات دیگر بخش‌ها مورد ارزیابی قرار داد. (به‌عنوان یک راهنمای کاربردی می‌توانید از ابزار Pivot Table اکسل بیشترین بهره را ببرید)

به‌عنوان‌مثال با این روش می‌توانید تاخیرات تأمین کالای خارجی و تأمین کالای داخلی را باهم مقایسه نمایید. در تأمین کالای خارجی تأخیر مربوط به هر پکیج را گزارش دهید؛ در فاز مهندسی تاخیرات تک‌تک مدارک که در مسیر بحرانی قرارگرفته مورد ارزیابی قرار دهید.

به‌عنوان مثالی دیگر در فاز اجرا می‌توانید تاخیرات دیسیپلین سیویل بر روی تک‌تک فونداسیون سازه‌ها را مورد ارزیابی قرار دهید یا اینکه در فاز نصب تجهیزات، تاخیرات کلیه تجهیزات دوار را باهم مقایسه نمایید.

با این روش می‌توانید دید درستی از تاخیرات به وجود آمده و پیدا کردن علل اصلی تاخیرات گام بردارید.

اما اگر پروژه شما قیمت مقطوع نباشد و مثلاً به‌صورت فهرست بهایی باشد شرایط دشوارتر می‌شود. این موضوع برمی‌گردد به حساسیت تیم تنظیم‌کننده اوزان فعالیت‌ها.اگر اوزان فعالیت‌ها به‌صورت دقیق تنظیم‌نشده باشد خروجی که از فایل آنالیز تاخیرات پروژه در اختیار شما قرار می‌گیرد نمی‌تواند مبنای درستی برای قضاوت باشد.

توصیه نویسنده

پیشنهادی که در این زمینه وجود دارد این است که بعدازاینکه شرایط پروژه از فاز ابتدایی خارج شد (اگر پروژه فقط اجرا و یا تأمین و اجرا باشد بعد از تجهیز کارگاه) تیم مدیریت پروژه با همکاری کلیه واحدهای اجرایی (و یا تیم تامین کالا) در خصوص اوزان هر یک از فعالیت‌های خود به یک‌زبان مشترک برسند.

نقش تیم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در این مقطع حیاتی است. هرچقدر دید این تیم به مسائل اجرایی بازتر باشد بهتر می‌تواند بقیه تیم‌های مدیریتی در جهت درست هدایت نماید.

اگر احتمالاً خطاهایی نیز در جهت تدوین اوزان فعالیت‌ها رخ‌داده باشد می‌تواند جلو آن را بگیرد. مهم‌تر از همه متقاعد نمودن مدیران ارشد پروژه در جهت حمایت (ظاهری و معنوی) از این طرح است.
بنا به تجربه پیشین باید عنوان نمود که اگر مدیران ارشد پروژه واقعاً بخواهند کاری صورت گیرد آن کار انجام خواهد گرفت.

نتیجه‌گیری

باید عنوان نمود که فایل آنالیز تاخیرات پروژه در اجرای پروژه می‌تواند راهنمای ادامه کار پروژه باشد.

تاخیرات یا علل خارج از کنترل تیم مدیریت پروژه دارد (که نتیجه آن می‌شود مستندسازی در خصوص فایل آنالیز تاخیرات زمانی پروژه و فایل ادعای مالی پیمانکار برای کارفرما) و یا علل داخلی دارد (که تیم را در جهت برطرف نمودن هرچه سریع‌تر موانع پیش رو ترغیب می‌کند. پیدا کردن علل ریشه‌ای مشکلات پروژه‌ها و پیدا کردن راه‌حل آن‌یکی از ابزارهای قدرتمند هر تیم می‌تواند باشد.)

تیم مدیریت وب‌سایت مدیر پروژه بر آن است که یک نمونه فایل تاخیرات را در اختیار علاقه‌مندان قرار دهد که آن‌ها بیشتر بتوانند با محتوای این نوشتار ارتباط برقرار کنند.