مقدمه ای بر تامین کالا مطابق استاندارد PMBOK – بازرسی و تست – بخش سوم

بازرسی و تست اقلامی که سفارش داده شده است جزء یکی از مراحل تامین کالا محسوب می شود که حاصل عملکرد وندور در آن مشخص می گردد.

در مقاله اول در خصوص آشنایی با فرآیند خرید در پروژه های صنعتی توضیحاتی ارائه شد و در مقاله دوم بیشتر بر روی سفارش خرید تمرکز شد. به عبارتی در دو مقاله قبل در خصوص مراحل قبل از عقد قرارداد سفارش خرید و در زمان عقد قرارداد سفارش خرید صحبت شد. بعدازاینکه قرارداد منعقد شد و در زمان ساخت نوبت به بازرسی و تست می رسد.

زمان ساخت

در زمان خرید و در زمان ساخت ممکن است کارفرما نیاز به یکسری قطعات یدکی داشته باشد که در طراحی مجدد موردنیاز شده و در زمان پیش راه‌اندازی، راه‌اندازی و شروع به کار پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد.

با این اوصاف و در چارچوب آیتم‌هایی که برای کارفرما خریداری می‌شود باید پیش‌بینی برای قطعات یدکی که در زمان پیش راه‌اندازی، راه‌اندازی و شروع پروژه موردنیاز است صورت گیرد.

وظایف تیم خرید

در صورت نیاز به حضور نمایندگان سازنده تجهیزات در زمان راه‌اندازی باید مقدمات کار را فراهم آورد. همچنین باید هماهنگی‌های لازم برای انتقال دانش، روش کار و آموزش برای تیم بهره‌برداری درصورتی‌که موردنیاز باشد فراهم آورد.

اقلام Long Lead

کمپرسورها همیشه جزء اقلام Long Lead محسوب می شوند

به‌صورت معمول و بر اساس اهمیت و مدت‌زمان تحویل، اقلامی که سفارش داده می‌شود به دو گروه‌بندی تقسیم‌بندی می‌شوند:

• گروهی که جزء آیتم‌های زمان‌بر و هزینه‌بر هستند و به‌عنوان Long Lead آیتم‌ها تلقی می‌شوند
• گروهی دیگر که حساسیت گروه قبلی را ندارند

معمولاً اقلام Long Lead تأثیر بسزایی بر روی پروژه و پیشرفت پروژه داشته و بخش عمده‌ای از زمان و هزینه پروژه را به خود اختصاص می‌دهند.

به‌عنوان‌مثال کمپرسورها همیشه جزء Long Lead آیتم‌ها، محسوب می‌شوند که زمان تحویل این تجهیزات معمولاً طولانی است.

JIT: Just In Time

JIT: Just In Time Teamبسته به ابعاد پروژه و حساسیت اقلامی که سفارش گذاری می‌شود ممکن است گروهای موقتی به نام JIT: Just In Time در سازمان تشکیل شوند که هدف آن پیگیری بسته‌های خرید مهم و تأثیرگذار در پروژه است.

ممکن است برای اقلامی که Long Lead هستند این گروه تشکیل شود و هدف از تشکیل چنین گروه‌هایی بسته به شرایط قابل‌تغییر است اما:

مهترین این موارد شامل موارد زیر است:

• هماهنگی لازم در خصوص تغییرات و اصلاحات صورت گرفته
• کنترل مدارک مهندسی
• تحویل به‌موقع کالا و یا تجهیز در سایت
• برآورد و ارزیابی سفارش‌های دست‌دوم
• هماهنگی تغییرات در PO
• هماهنگی لازم فی‌مابین پشتیبانی و بازرسی‌ها
• جلوگیری از عدول وندورها نسبت به تعهدات قراردادی
• گزارش پیشرفت وندورها ESR: Expediting Status Report

بازرسی و تست (Inspection & Test)

در پروژه‌های صنعتی برای اقلام قابل تحویل که توسط وندور ساخته می‌شود برنامه‌ای وجود دارد که به آن اصطلاحاً برنامه بازرسی (Inspection Program) می‌گویند.

مواردی که در این برنامه گنجانده می‌شود شامل موارد زیر است:

• شماره PO
• توضیح و تشریح کلی در مورد متریال و/یا تجهیزات
• لیست وندورها
• محل قرارگیری ساخت تجهیزات
• سطوح بازرسی (Inspection Level)
• پیش‌بینی تاریخ بازرسی
• در صورت نیاز مشخص شدن بازرس شخص ثالث (Third Party Inspection)
• پیش‌بینی تاریخ تحویل
• برنامه زمان‌بندی بازرسی و مدت‌زمان احتمالی
• هدف از انجام بازرسی

همه موارد فوق جزء مشخصات کالا هستند به‌جز بازرسی که در ادامه به آن پرداخته شده است.

در این برنامه روش بازرسی و تست اقلام قابل تحویل در پروژه تعیین‌شده و به‌صورت سطوح بازرسی (Inspection Level) تفکیک می‌گردد.

سطح بازرسی در قراردادهای EPC با توجه به تعاریف قراردادی معمولاً به Category A, B, C, … تفکیک می‌گردد.

درواقع با توجه به میزان حساسیت و عواملی که درگیر بازرسی‌ها از زمان تولید تا زمان تحویل جنس هستند، این دسته‌بندی‌ها صورت می‌گیرد.

زمانی که با یک وندور قرارداد منعقد می‌گردد، مدرکی تحت عنوان ITP: Inspection Test Plan یا QCP: Quality Control Plan تهیه می‌شود که در آن مجموعه فعالیت‌هایی که از زمان شروع تا زمان تحویل جنس انجام می‌گیرد در آن مشخص شده است.

سطوح بازرسی مذکور (که در برنامه بازرسی قرار داده شده است)، نیز یکی از مواردی است که در ITP یا QCP در آن قید می‌گردد و با توجه به حساسیتی که نسبت به آن تجهیز وجود دارد؛ تعداد دفعات و روش بازرسی توسط خریدار مورد بازبینی قرار می‌گیرد.

به‌عنوان‌مثال

• برای یک تجهیز ذکر می‌گردد که تست توسط فروشنده صورت می‌گیرد
• برای یک کالای دیگر ذکر می‌گردد که باید توسط بازرسی شخص ثالث (Third Party Inspection) مورد بازرسی قرار گیرد
• برای یک تجهیز دیگر و در زمان تست نیاز است که خریدار حضور داشته باشد
• برای یک کالای دیگر ذکر می‌گردد که وقتی ساخت به یک مرحله خاص رسید تا زمانی که گزارش آن مورد تأیید خریدار قرار نگیرد، اجازه ادامه ساخت نداشته باشد.

همه این موارد که در یک Category خاص قرار داده شده و در ITP یا QCP موردتوافق طرفین قرار می‌گیرد.

گزارش بازرسی و تست (Inspection & Test Report)

گزارش بازرسیبعد از انجام بازرسی باید Inspection Report تهیه شود و تمام انتظاراتی که در برنامه بازرسی قرار داده شده است گزارش می‌شود.

برخی از نکاتی که در این گزارش رعایت می‌شود شامل موارد زیر است:

• شماره PO
• متریالی که بازرسی شده است
• نوع بازرسی و تستی که صورت گرفته است
• تعداد اقلامی که مورد تأیید قرار گرفته است
• تعداد اقلامی که رد شده است با ذکر دلیل
• کلیه اطلاعات پیشرفت، کیفیت، تعداد
• گواهینامه‌هایی که شامل تست بوده است، ارائه گردد
• در آخرین مرحله بازرسی و در صورت نیاز برگه ترخیص بازرسی (Inspection Release Note)

در مقاله های آینده در خصوص دیگر مراحل تامین کالا توضیحات بیشتری ارائه خواهد شد.

قسمت های مختلف این مبحث از طریق لینک های زیر قابل دسترس است:

1. قسمت اول: توضیحات مقدماتی
2. قسمت دوم: سفارش خرید