سفارش خرید یا PO-Purchase Order در مراحل انجام فرآیند خرید، همیشه به عنوان نقطه عطف این فرآیند محسوب می شود چون:
در مقاله اول تحت عنوان مقدمهای بر تامین کالا مطابق استاندارد PMBOK در مورد مراحل اولیه تامین کالا صحبت به میان آمد. بهصورت کلی بحث شد که مطابق استاندارد PMBOK قبل از عقد قرارداد دو مرحله اصلی دارد که شامل مرحله پیشنهاد و دوم مرحله انتخاب فروشنده (شامل Vendor, Supplier, Manufacturer, Producer …) میشود. بعد از انتخاب فروشنده باید قراردادی منعقد گردد که در ادامه به نکات بااهمیت این موضوعات پرداخته خواهد شد.
در قراردادهای EPC و یا EP وقتی فروشندهای را از Vendor List انتخاب کردید مدرک LOI-Letter Of Intent صادر میشود. درواقع این مدرک نامهای است که به فروشنده اعلام میکنید که شما فروشنده موردنظر ما هستید و به عبارتی نامه اعلام برنده است. اصولاً بعد از دریافت تأییدیه روی LOI از طرف شرکت خریدار، نسبت به صدور PO اقدام میشود.
انواع قراردادهایی میتواند در این زمان با فروشنده منعقد شود که این قراردادها میتواند از نوع Fixed Price, Cost Plus, Time & Material باشد. فارغ از اینکه نوع قرارداد از چه نوعی است برای قرارداد تامین کالا اصطلاح Purchase Order یا PO استفاده میشود. دستهبندی خاصی برای PO وجود دارد که شامل
میشود.
با این روش میخواهیم در صرف زمان و انرژی برای سفارش خرید صرفهجویی کنیم. ازآنجاکه انتخاب فروشنده برای عقد قرارداد سفارش خرید، فرآیند وقتگیری است با استفاده از این روش و به دلیل کمبود اطلاعات مهندسی در زمان سفارش خرید، قرارداد بهگونهای تنظیم میگردد دست خود را برای سفارشهای بعدی باز گذاشته و از تکرار فعالیتهای تکراری جلوگیری میشود. بهعبارتدیگر یکسری از خریدها با یکسری از ویژگیهایی که از قبل به توافق رسیده است، پوشش داده شود.
بهعنوانمثال اقلام بالک متریال پایپینگ در پروژههای معمولاً نیاز است که در چندین مرحله سفارش گذاری شود. در هر مرحله که نقشهها تکمیلتر میشود و MTO استخراج میگردد اطلاعات مربوط به موارد درخواستی تکمیلتر میگردد. میتوان پس از تکمیل MTO مرحله اول با یک فروشنده به توافق رسید که میزان خرید صورت گرفته بیش از یک مرحله است و تا سقف خاصی ادامه پیدا میکند که در سفارشهای بعدی و بعد از تکمیل شدن اطلاعات مهندسی مابقی خریدها انجام خواهد گرفت. واضح است به دلیل نوسانات قیمت برای اقلام فروش باید مدتزمانی که با فروشنده به توافق میرسید مشخص گردد و این قراردادها نمیتواند تا هر زمان ادامه پیدا کند.
ناگفته نماند میتوان تخفیفهای مشخصی نیز بعد از یک سقف خرید، در نظر گرفت. بهعنوانمثال میتوان با فروشنده توافق کرد که اگر سقف خرید از دو میلیون یورو تجاوز کرد، از دو میلیون یورو تا پنج میلیون یورو، فروشنده باید پنج درصد تخفیف بر روی اقلام مازاد دو میلیون اعمال نماید.
هدف از عقد چنین قراردادی پوشش دادن کمبود اطلاعات در زمان عقد قرارداد است. با این نوع قرارداد چون در زمان عقد قرارداد اطلاعات کافی مهندسی نسبت به کلیه اقلام سفارش خرید وجود ندارد با فروشنده به توافق میرسید و با آن LOA امضاء میکنید. به فروشنده اطمینان خاطر میدهید که ایشان فروشنده منتخب ماست ولی به دلیل کمبود اطلاعات مهندسی امکان سفارش گذاری وجود ندارد که بعد از تکمیل اطلاعات، قرارداد نهایی صورت خواهد گرفت.
یکی از اهداف امضای چنین قراردادی استفاده از اطلاعات فروشنده برای تکمیل مراحل مهندسی است. در برخی مواقع برای تکمیل نقشههای مهندسی نیاز به اطلاعات فروشنده است که تا زمانی که آن قرارداد بسته نشود نمیتوان آن اطلاعات را از فروشنده دریافت کرد. بهعبارتدیگر LOA یک حالت پیشقرارداد دارد و به دلیل نامشخص بودن محدوده کار بهصورت دقیق و با انحراف ۲۰ درصد نسبت به مقدار قطعی این پیش توافقات صورت میگیرد.
هدف دیگر از قرارداد LOA دریافت اطلاعات فروشنده و به دست آوردن قیمت ردیف آن و درنهایت لحاظ کردن آن در قیمت پیشنهادی در زمان مناقصه است. بهاینترتیب با استفاده از اطلاعات فروشنده و با این پیش توافقات صورت گرفته، بعد از برنده شدن در مناقصه قرارداد نهایی صورت خواهد گرفت.
توجه به این نکته مهم است که معمولاً زمان در این نوع سفارش خرید مشخص است. بهعنوانمثال باید حداکثر ظرف پنج ماه اطلاعات را در اختیار فروشنده قرار دهیم. اگر از این مدتزمان عدول کنیم فروشنده میتواند شرایط خود را مطابق نظر خود بازبینی کند.
در این نوع سفارش خرید همهچیز ثابت بوده و قابل تغییر نیست. بهعبارتدیگر به دلیل اینکه هم اسناد و مدارک مهندسی کاملاً مشخص است و هم فروشندگانی که این خدمات را ارائه میدهند زیاد است و یا برعکس چون کالای مورد نظر انحصاری است، قراردادی منعقد می شود که قیمتها در آن ثابت بوده و قابل تغییر نیست. البته شرایط ثابت منحصر به قیمت نبوده و میتواند شامل زمان، محدوده و کیفیت نیز باشد.
درهرحال قرارداد خرید کالا انجام خواهد گرفت ولی باید توجه نمود که قراردادی که منعقد میگردد نکات و موارد زیادی را موردتوجه قرارداد. در ادامه یکسری از نکاتی که در قراردادهای سفارش خرید معمولاً رعایت میشود بهصورت لیست ارائه شده است:
بدیهی است هر قرارداد شرایط خاص خود را دارد و موارد فوق آیتمهایی است که در اکثر قراردادهای سفارش خرید در آن به صورت یکی از مفاد قراردادی لحاظ میشود.
در مقالات بعدی به جزییات بیشتری از فرآیند خرید مطابق استاندارد PMBOK پرداخته خواهد شد.
قسمت های مختلف این مبحث از طریق لینک های زیر قابل دسترس است:
سپاس مفید بود