سفارش خرید یا PO-Purchase Order در مراحل انجام فرآیند خرید، همیشه به عنوان نقطه عطف این فرآیند محسوب می شود چون:

• الف- تا قراردادی منعقد نشود، ممکن است تمام تلاش های قبلی به هدر رود و به صورت عملی هیچ دستاوردی حاصل نشود
• ب- یک تیمی خارج از تیم پروژه به صورت قانونی وارد فرآیند اجرایی مدیریت پروژه می شود و بسته به ابعاد قرارداد می تواند بر روی اهداف پروژه تاثیر گذار باشد

یک نمونه فرمت سفارش خرید (PO)

در مقاله اول تحت عنوان مقدمه‌ای بر تامین کالا مطابق استاندارد PMBOK در مورد مراحل اولیه تامین کالا صحبت به میان آمد. به‌صورت کلی بحث شد که مطابق استاندارد PMBOK قبل از عقد قرارداد دو مرحله اصلی دارد که شامل مرحله پیشنهاد و دوم مرحله انتخاب فروشنده (شامل Vendor, Supplier, Manufacturer, Producer …) می‌شود. بعد از انتخاب فروشنده باید قراردادی منعقد گردد که در ادامه به نکات بااهمیت این موضوعات پرداخته خواهد شد.

نامه اعلام برنده یا LOI

در قراردادهای EPC و یا EP وقتی فروشنده‌ای را از Vendor List انتخاب کردید مدرک LOI-Letter Of Intent صادر می‌شود. درواقع این مدرک نامه‌ای است که به فروشنده اعلام می‌کنید که شما فروشنده موردنظر ما هستید و به عبارتی نامه اعلام برنده است. اصولاً بعد از دریافت تأییدیه روی LOI از طرف شرکت خریدار، نسبت به صدور PO اقدام می‌شود.

انواع قرارداد های سفارش خرید

انواع قراردادهایی می‌تواند در این زمان با فروشنده منعقد شود که این قراردادها می‌تواند از نوع Fixed Price, Cost Plus, Time & Material باشد. فارغ از اینکه نوع قرارداد از چه نوعی است برای قرارداد تامین کالا اصطلاح Purchase Order یا PO استفاده می‌شود. دسته‌بندی خاصی برای PO وجود دارد که شامل

• Umbrella PO
• LOA-Letter Of Agreement
• Firm PO

می‌شود.

سفارش خرید چتری Umbrella PO

سفارش خرید چتری، نوعی قرارداد سفارش خرید محسوب می شود

با این روش می‌خواهیم در صرف زمان و انرژی برای سفارش خرید صرفه‌جویی کنیم. ازآنجاکه انتخاب فروشنده برای عقد قرارداد سفارش خرید، فرآیند وقت‌گیری است با استفاده از این روش و به دلیل کمبود اطلاعات مهندسی در زمان سفارش خرید، قرارداد به‌گونه‌ای تنظیم می‌گردد دست خود را برای سفارش‌های بعدی باز گذاشته و از تکرار فعالیت‌های تکراری جلوگیری می‌شود. به‌عبارت‌دیگر یکسری از خریدها با یکسری از ویژگی‌هایی که از قبل به توافق رسیده است، پوشش داده شود.

به‌عنوان‌مثال اقلام بالک متریال پایپینگ در پروژه‌های معمولاً نیاز است که در چندین مرحله سفارش گذاری شود. در هر مرحله که نقشه‌ها تکمیل‌تر می‌شود و MTO استخراج می‌گردد اطلاعات مربوط به موارد درخواستی تکمیل‌تر می‌گردد. می‌توان پس از تکمیل MTO مرحله اول با یک فروشنده به توافق رسید که میزان خرید صورت گرفته بیش از یک مرحله است و تا سقف خاصی ادامه پیدا می‌کند که در سفارش‌های بعدی و بعد از تکمیل شدن اطلاعات مهندسی مابقی خریدها انجام خواهد گرفت. واضح است به دلیل نوسانات قیمت برای اقلام فروش باید مدت‌زمانی که با فروشنده به توافق می‌رسید مشخص گردد و این قراردادها نمی‌تواند تا هر زمان ادامه پیدا کند.

ناگفته نماند می‌توان تخفیف‌های مشخصی نیز بعد از یک سقف خرید، در نظر گرفت. به‌عنوان‌مثال می‌توان با فروشنده توافق کرد که اگر سقف خرید از دو میلیون یورو تجاوز کرد، از دو میلیون یورو تا پنج میلیون یورو، فروشنده باید پنج درصد تخفیف بر روی اقلام مازاد دو میلیون اعمال نماید.

سفارش خرید از نوع LOA-Letter Of Agreement یا POA-Purchase Order Agreement

Letter of Agreement نوعی قرارداد سفارش خرید

هدف از عقد چنین قراردادی پوشش دادن کمبود اطلاعات در زمان عقد قرارداد است. با این نوع قرارداد چون در زمان عقد قرارداد اطلاعات کافی مهندسی نسبت به کلیه اقلام سفارش خرید وجود ندارد با فروشنده به توافق می‌رسید و با آن LOA امضاء می‌کنید. به فروشنده اطمینان خاطر می‌دهید که ایشان فروشنده منتخب ماست ولی به دلیل کمبود اطلاعات مهندسی امکان سفارش گذاری وجود ندارد که بعد از تکمیل اطلاعات، قرارداد نهایی صورت خواهد گرفت.

یکی از اهداف امضای چنین قراردادی استفاده از اطلاعات فروشنده برای تکمیل مراحل مهندسی است. در برخی مواقع برای تکمیل نقشه‌های مهندسی نیاز به اطلاعات فروشنده است که تا زمانی که آن قرارداد بسته نشود نمی‌توان آن اطلاعات را از فروشنده دریافت کرد. به‌عبارت‌دیگر LOA یک حالت پیش‌قرارداد دارد و به دلیل نامشخص بودن محدوده کار به‌صورت دقیق و با انحراف ۲۰ درصد نسبت به مقدار قطعی این پیش توافقات صورت می‌گیرد.

هدف دیگر از قرارداد LOA دریافت اطلاعات فروشنده و به دست آوردن قیمت ردیف آن و درنهایت لحاظ کردن آن در قیمت پیشنهادی در زمان مناقصه است. به‌این‌ترتیب با استفاده از اطلاعات فروشنده و با این پیش توافقات صورت گرفته، بعد از برنده شدن در مناقصه قرارداد نهایی صورت خواهد گرفت.

توجه به این نکته مهم است که معمولاً زمان در این نوع سفارش خرید مشخص است. به‌عنوان‌مثال باید حداکثر ظرف پنج ماه اطلاعات را در اختیار فروشنده قرار دهیم. اگر از این مدت‌زمان عدول کنیم فروشنده می‌تواند شرایط خود را مطابق نظر خود بازبینی کند.

سفارش خرید Firm PO

مفاد قرارداد از نوع Firm PO قابل تغییر نمی باشد

در این نوع سفارش خرید همه‌چیز ثابت بوده و قابل تغییر نیست. به‌عبارت‌دیگر به دلیل اینکه هم اسناد و مدارک مهندسی کاملاً مشخص است و هم فروشندگانی که این خدمات را ارائه می‌دهند زیاد است و یا برعکس چون کالای مورد نظر انحصاری است، قراردادی منعقد می شود که قیمت‌ها در آن ثابت بوده و قابل تغییر نیست. البته شرایط ثابت منحصر به قیمت نبوده و می‌تواند شامل زمان، محدوده و کیفیت نیز باشد.

چک لیست سفارش خرید

چک لیست PO

درهرحال قرارداد خرید کالا انجام خواهد گرفت ولی باید توجه نمود که قراردادی که منعقد می‌گردد نکات و موارد زیادی را موردتوجه قرارداد. در ادامه یکسری از نکاتی که در قراردادهای سفارش خرید معمولاً رعایت می‌شود به‌صورت لیست ارائه شده است:

• محدوده کار (SOW-Scope Of Work) مطابق استاندارد باید شرح خدمات کار باید دقیق و مشخص باشد.
• برنامه زمان‌بندی مبنا (Schedule Baseline) به‌گونه‌ای مشخص باشد که برنامه زمان‌بندی پروژه عدول نکند.
• چگونگی گزارش عملکرد (Performance Reporting) از نحوه پیشرفت کار در قرارداد مشخص شده باشد.
• زمان تحویل (Delivery time) کالا یا تجهیز مشخص شده باشد.
• نقش‌ها و مسئولیت‌ها (Roles and Responsibilities) در قرارداد به‌صورت شفاف ذکر شده باشد.
• موقعیت و محل (Location) تحویل کالا یکی از آیتم‌های تأثیرگذار است.
• مبلغ قرارداد باید به‌صورت کاملاً مشخص ذکر گردد.
• شرایط پرداخت (Payment terms) در آن قید شده باشد.
• بازرسی‌های (Inspection) دوره‌ای و مقطعی شرایطش مشخص شده باشد.
• دوره تضمین (Warranty) کالاها و تجهیزات از اهمیت خاصی برخوردار است.
• سرویس‌های پس از فروش در PO مشخص شده باشد.
• مسئولیت‌های قانونی (Liability) شفاف گردد.
• هزینه‌ها و کسورات (Fees & Retainage) به مبالغ قرارداد.
• مبالغ تأخیر و تسریع در انجام کار یا به عبارتی جریمه‌ها و مشوق‌های (Penalties and incentives) قراردادی ذکر گردد.
• بیمه‌هایی (Insurance) که مشمول این قرارداد می‌شود.
• پیمانکارانی که مورد تائید (Subcontractors’ approval) است.
• فرمت‌ها و روش‌های درخواست تغییر (Change request) پیش بینی شده باشد.
• روش فسخ قرارداد (Termination) هم باید در قرارداد در نظر گرفته شده باشد.
• مرجع و روش حل اختلاف (ADR-Alternative Dispute Resolution) در PO لحاظ شده باشد.
• در زمان خرید باید به قطعات یدکی (Spare Parts) برای عملیات پیش راه‌اندازی، راه‌اندازی و شروع بهره‌برداری توجه ویژه نمود.
• خدماتی که فروشنده در زمان بهره‌برداری (Procurement Assistance Operational Spares) می‌بایست ارائه نماید.

بدیهی است هر قرارداد شرایط خاص خود را دارد و موارد فوق آیتم‌هایی است که در اکثر قراردادهای سفارش خرید در آن به صورت یکی از مفاد قراردادی لحاظ می‌شود.

در مقالات بعدی به جزییات بیشتری از فرآیند خرید مطابق استاندارد PMBOK پرداخته خواهد شد.

قسمت های مختلف این مبحث از طریق لینک های زیر قابل دسترس است:

1. قسمت اول: توضیحات مقدماتی
2. قسمت دوم: سفارش خرید
3. قسمت سوم: بازرسی و تست