چند روز پیش یکی از دوستان که سابقه کار نداشت (البته مباحث نرم افزایش مثل MSP یا PRIMAVERA قوی هست) و خواستار آشنایی با مفهوم مدیریت پروژه بود، ما ایشون رو بهعنوان کارآموز در کنار یکی از همکاران متبحرمون در یک پروژه پتروشیمی گذاشته بودیم که بهاصطلاح کسب تجربه کنه و بهعنوان اندوختههای ارزشمند نیروی انسانی بعدها بتونیم خدمتش باشیم، زنگ زد و طبق معمول روند پیشرفت خودش رو در کنار برداشتش از روند پیشرفت پروژه رو بهصورت غیررسمی به من گزارش داد.
از لابهلای صحبت هاش، یک نکته نظر من رو جلب کرد؛ میگفت اتفاقی در یک جلسه بررسی پیشرفت پروژه متوجه شده که مدیریت پروژه اصلاً برنامه پریماورا بلد نیست و نمی تونه تحلیل درستی از خروجی هارد کپی برنامه زمانبندی داشته باشه و از این بابت بسیار تعجب کرده بود.
پشت تلفن جوابشو ندادم و گفتم به خاطر همین موضوع مقاله مرتبط خواهم نوشت و در کنار جوابی که به تو باید بدهم، توضیحات بیشتر در خصوص مفهوم مدیریت پروژه و نقش و مسئولیت اون در پروژهها مینویسم.
وقتی صحبت از مدیریت ذینفعان از سوی مدیریت پروژه میشه (توجه کنیم ذینفعان پروژه شامل تنها کارفرما و یا مشاور نیست، شامل چارت سازمانی زیرمجموعه، مدیران ارشد در سازمان خود پیمانکار و … میشود) منظور تنها ارتباطات و روابط بهینه کلامی با اونها نیست.
بلکه تمامی ابعاد مالی و فنی رو در برمیگیرد، اما این ابعاد مالی و بالأخص فنی در عمق مطلب و دیتیل موضوعات نیست، به عبارت دیگه منظور به سرانجام رساندن آنهاست و نه تجزیه و تحلیل کردنشان.
شاید در مرحله اول و یا دوم (دفتر فنی و کنترل پروژه – رئیس کارگاه) موضوع حل بشه و نیاز به ورود مدیر پروژه هم نداشته باشه، اما این مثال رو زدم که یادآور بشم که قرار نیست مدیر پروژه به موضوعات دیتیل اشراف کامل داشته باشه و کلمه به کلمه لایحه رو بدونه تا بخواد تو یه جلسه کارشناسی ازش دفاع کنه.( تا حدودی با مفهوم مدیریت پروژه آشنا شدید)
مدیر پروژه جلو و یا عقبافتادگی از برنامه رو در قالب گزارش کلان میخواد، هیچ مدیر پروژهای فایل برنامه زمانبندی رو از شما نمیگیره که بخواد ازش خروجی بگیره؛ یا بهتر بگم:
نیاز نیست مدیر پروژه فایل MTO رو به ریز داشته باشه، اون فقط خروجی کلان و مدیریتی میخواد و …
ولی نکته مهم اینجاست که تمام این موضوعات رو باید درک کنه و اطلاعات کلان نسبت بهش داشته باشه که بتونه تحلیل درست از گزارش مدیریتی شما داشته باشه، یعنی باید با مفاهیم اونها آشنا باشه وگرنه در صورتی که شما اطلاعات کلان رو هم بهش بدید، باز نمیتونه روش کاری انجام بده و یا از اون اطلاعات در تصمیمگیری خودش استفاده کنه.
قرار نیست مدیریت پروژه نرمافزارهای پریماورا و یا MS PROJECT رو بلد باشه اما باید اشراف کامل به تحلیلهای عقبافتادگی و واریانس زمانی و ضرایب وزنی و … داشته باشه بهطوریکه وقتی شما از نرمافزار خروجی میگیرید و بهش میدید، بتونه از اون خروجی با پیشفرض اشراف به زوایای مختلف برنامهریزی، استفاده کنه.
بنابراین میشه گفت مدیر پروژه اگرچه در دیتیل موضوعات وارد نمیشه اما به نوعی باید اشراف به روند کار یکایک موارد گفتهشده در فوق (البته اینها نمونه هستند و ذکر کردن تمام این سرفصلها زمانبر خواهد شد) داشته باشه.
نکته مهم اینجاست که «به همین دلیلِ که میگن مدیر پروژه حتماً و حتماً بایستی سابقه کار در کارگاه و بالأخص در پستهای فنی، کنترل کیفی و کنترل پروژه و رئیس کارگاهی و … رو تو سابقش و رزومهاش داشته باشه و این مهمترین امتیازِ براش محسوب میشه و بهنوعی کارآمدی مدیریت پروژه در گرو پیشرفت گامبهگام و مرحلهبهمرحله از پستهای کارگاهی تا مدیریت پروژه هست»
خب سؤال اساسی اینجاست که مرز بین ورود مدیریت پروژه در موضوعات کلان و جزیی کجاست و اساساً کی این حد و مرز رو تعریف میکنه؟
جواب: هیچ حدومرز مشخصی وجود نداره و بسته به حجم کار پروژه، توانمندی تیم مستقر در کارگاه و …، این حدومرز مشخص میشه (در مقاله بعدی بهتفصیل در این خصوص صحبت میکنیم)
ورود مدیریت پروژه در مسائل جزیی برخی از مسائل خالی از لطف نیست (فقط برخی از موارد) و فقط نکته حیاتی اینجاست که حواستون باشه که بهقولمعروف در این مواقع از اون ور بوم نیافتید.
یعنی اینکه مدیر پروژهای که به دیتیل همه موضوعات پروژه وارد میشه نهتنها مدیر پروژه نیست. (و حیف اینکه شما حقوق و دستمزد بالای مدیریت پروژه رو بهش میدید)
بلکه در کار فنی و رئیس کارگاه هم بهنوعی دخالت میکنه و اونوقته که رئیس کارگاه و تیم تحت الامرش هم دیگه به میزان توانمندیشان کار نمی کنن و بهاصطلاح پشت مدیر پروژه قایم میشن؛ مدیر پروژه اصولاً نباید وقت واسه این کارها داشته باشه و نتونه زمان کافی برای ورود به دیتیل موضوعات پروژه داشته باشه.