مقدمه ای بر تامین کالا مطابق استاندارد PMBOK – بخش اول

تامین کالا یا همان Procurement در استاندارد PMBOK از دو جهت حائز اهمیت است.

• اول اینکه یکی از فرآیندهایی است که تیم پروژه با سازمانی خارج از تیم پروژه در ارتباط است و به‌نوعی همانند ویترین سازمان عمل می‌کند.
• و دوم اینکه حجم مبادلات مالی که در این بخش صورت می‌گیرد عمدتاً بالاست و در برخی از پروژه‌های EPC تا 70 درصد و یا حتی بیشتر از مبلغ پروژه را به خود اختصاص می‌دهد.

در این مطلب قصد داریم که به‌صورت کلی با اجرای فرآیند تامین کالا آشنا شویم و برخی از اصطلاحاتی که در این فرآیند بیشتر مورد استفاده قرار می گیرند، ارائه خواهد شد. در قسمت اول با دو مرحله ارائه پیشنهاد و انتخاب فروشتنده خواهیم پرداخت.

تامین کالا چیست

فرآیند تامین کالابرخلاف تصور عمومی تامین کالا تعریف دقیقی از Procurement نیست چراکه اگر در پروژه با پیمانکاران دست‌دوم برای کارهای اجرایی پروژه هم قرارداد منعقد گردد، در این گروه فرآیندی قرار می‌گیرد. بااین‌حال در این مقاله از همان اصطلاح تامین کالا استفاده می‌شود و منظور واقعاً خرید کالاست.

مطابق استاندارد PMBOK از زمان برگزاری مناقصه یا همان تشریفات مناقصه وارد فاز اجرایی می‌شویم، به‌عبارت‌دیگر برگزاری مناقصه اولین قدم اجرایی فرآیند Procurement است. آخرین مرحله در فاز اجرایی عقد قرارداد (PO: Purchase Order) نام دارد.

فاز اجرایی فاز خرید به دو قسمت کلی تقسیم‌بندی می‌شود:

• مرحله پیشنهاد (Bidding Stage)
• مرحله انتخاب فروشنده (Seller Selection Stage)

پس Biding Stage همان آداب و تشریفات سازمانی برای برگزاری مناقصه است که در این مرحله رعایت می‌شود؛ به‌عبارت‌دیگر تا زمان بستن مناقصه در مرحله Bidding Stage هستیم و از زمان بستن مناقصه تا زمان عقد قرارداد را مرحله Seller Selection می‌نامیم.

در این مقاله قصد داریم به‌صورت کلی توضیحاتی در مورد مراحل این دو داشته باشیم.

مرحله پیشنهاد تامین کالا

مرحله پیشنهاد را می توان به دو بخش کلی Sourcing و Inquiry تقسیم بندی کرد.

Sourcing/Vendor List

در زمان خرید باید لیست وندورهای مجاز Sourcing/Vendor List را استخراج کنیم. به‌عبارت‌دیگر در مرحله‌ای که قرار است، قراردادی با یک فروشنده (Seller) منعقد شود، باید به لیست وندورهایی که موجود است، توجه شود. معمولاً سازمان‌ها لیستی دارند که حاصل سابقه و درس آموخته های سازمان است و در آن فروشندگان مورد تائید سازمان، قرار گرفته است. این لیست مرجعی است که باید برای انتخاب فروشندگان به آن مراجعه نمود.

یکی دیگر از لیست‌ها تحت عنوان AVL: Approved Vendor List مشهور است که جزء ضمایم قراردادی محسوب می‌شود. به‌عبارت‌دیگر AVL لیست فروشنده‌هایی است که مورد تائید کارفرماست و شما می‌توانید با یکی از آن‌ها قرارداد ببندید.

درصورتی‌که به هر دلیل نتوانید از AVL وندورهای موردنظر خود را انتخاب کنید باید طی مذاکراتی با کارفرما وندور موردنظر خود را به تائید کارفرما برسانید که مراحل مربوط به خود را دارد.

Inquiry

مرحله بعد، مرحله استعلام و یا Inquiry است. این استعلام شامل استعلام فنی و یا مالی است. تنوع مدارکی که در این مرحله تولید می‌شود زیاد است و به‌عنوان نمونه RFP: Request for Proposal مدرکی است جهت استعلام مدارک فنی تولید می‌شود ولی RFQ: Request for Quotation مدرکی است که جهت استعلام مدرک مالی تولید می‌شود.

پیشنهاد‌ها می‌تواند در قالب Quotation, Bid, Proposal باشند. به عبارتی هر پیشنهادی که توسط فروشنده ها ارسال می شود، به سه قسمت تقسیم‌بندی می‌گردند. در فارسی همه را با عنوان پیشنهاد تلقی می‌گردند.

Proposal: پیشنهاد‌هایی است که با دیدگاه فنی و تکنیکال آماده شده است.

Bid: پیشنهاد‌هایی است که با مشخص بودن جزییات فنی، قیمت به‌صورت کلی ارائه شده است.

Qutaion: پیشنهاد‌هایی است که در آن قیمت به‌صورت دقیق و با جزییات کامل ارائه شده است.

در مرحله دعوت به مناقصه، شفاف‌سازی نیازمندی‌ها، جلسات رفع ابهام اولیه، پیشنهاد‌های اولیه و پیشنهاد‌های نهایی موردبحث و تبادل‌نظر قرار می‌گیرد.

دریافت پیشنهاد می‌تواند از روش‌های مختلف صورت گیرد که

• درج آگهی
• مناقصه محدود
• مناقصه نامحدود
• جلسات ارائه پیشنهاد (Bidder Conference)
• جلسات شفاف‌سازی (Clarification meeting)

روش‌های مرسومی است که برای ارائه پیشنهاد برای وندورها استفاده می‌شود.

وندورها بر اساس Inquiry که برای آن‌ها ارسال شده است باید پاسخ دهند. این مدارک به دو دسته فنی و مالی تقسیم بندی می شوند و شامل موارد زیر است:

• پیشنهاد‌ها (Bids)
• لیست قطعات یدکی (Spare Part List)
• لیست مواردی که از مشخصات ارسالی عدول شده است (Master Deviation List)
• برنامه زمان‌بندی
• پیشنهاد‌های مالی

مرحله انتخاب فروشنده تامین کالا

مرحله بعد مرحله ارزیابی پیشنهاد‌ها (Evaluation Bids) است. در این مرحله به‌عنوان اولین گام  باید اسناد و مدارکی که از طرف وندورها ارسال شود با نیازمندهای خود بررسی نمود.

مواردی که با الزامات تطابق ندارد باید مشخص گردد. آیا این عدم تطابق Major است یا Minor و با مشخص شدن آن‌ها گام‌های بعدی ارزیابی صورت می‌گیرد. معمولاً چک‌لیستی تحت عنوان BID SYNOPSIS آماده می‌گردد که این الزامات با پاسخ بله و خیر پاسخ داده می‌شود و یک دید کلی نسبت به پیشنهاد ارائه می دهد.

درصورتی‌که مدارک ارسالی ناقص باشد می‌توان پیشنهاد را متوقف نمود و یا برای تصحیح و یا تکمیل به وندور بازگرداند.

اگر مدارک تکمیل باشد بخش‌های فنی برای ارزیابی فنی به بخش فنی و بخش‌های مالی به بخش مالی برای ارزیابی مالی ارسال می‌شود. به این مراحل به ترتیب TBE: Technical Bid Evaluation و CBE: Commercial Bid Evaluation اطلاق می‌شود.

در مرحله انتخاب فروشنده شروع ارزیابی‌های فنی و ارزیابی‌های مالی، باید  پیشنهاد‌ها را هم سنگ شوند که معمولاً قبل از برگزاری جلسه کمیسیون معاملات این امر محقق می‌گردد.

مواردی که باید در این پرونده برای ارزیابی نهایی موردبررسی قرار داد، شامل موارد زیر است:

• پرسش و پاسخ‌های صورت گرفته
• صورت‌جلسات فی‌مابین
• تطابق برنامه زمان‌بندی پیشنهادشده با برنامه اصلی
• …

همه این‌ها تنها بخش کوچکی از مواردی است که باید موردتوجه قرار داد. باید با توجه به تجربه سازمانی و پروژه‌ای دیگر نکات مورد نظر را پر رنگ کرد و آن را در اختیار کمیسیون معاملات قرار داد تا درنهایت این کمیسیون بتواند یک وندور را انتخاب نماید.

در مرحله Seller Selection به دنبال برنده مناقصه هستیم و می‌خواهیم از بین چند پیشنهاددهنده یکی را انتخاب کنیم. بسته به سیاست سازمان و حجم خرید ممکن است روش‌های متفاوتی ارائه شود ولی یکی از روش‌ها برای اولویت‌بندی پیشنهاددهندگان در قراردادهای بزرگ سیستم وزن دهی است.

به‌عبارت‌دیگر برای هریک از معیارهای شرکت وزنی را در نظر گرفته و سپس به هریک از آن‌ها برای هر پیشنهاددهنده امتیازی داده می‌شود. امتیاز کل مبنایی است برای تصمیم‌گیری که مثلاً کدام پیشنهاددهندگان از گردونه مناقصه باید حذف شود.

می‌توان از سیستم غربالگری نیز استفاده کرد که به‌عنوان‌مثال چون در این مناقصه پیشنهاددهنده‌ای که از یک فن‌آوری خاص نمی‌تواند استفاده کند باید از مناقصه حذف شود. درنهایت می‌توان از مذاکره نیز استفاده کرد که چون دو پیشنهاددهنده در اولویت قرار دارند و حداقل امتیازات فنی را کسب کرده‌اند با آن‌ها مذاکره می‌شود که چقدر تخفیف می‌دهند.

یکی از نکات قابل تامل در این مرحله توجه به تبانی (Collusion) پیشنهاددهندگان است. در صورت عدم آگاهی نسبت به تعاملات پشت پرده پیشنهاد دهندگان می تواند، مناقصه به سمت تکنولوژی ضعیف تر و حتی با قیمت بالاتر حرکت کند.

عقد قرارداد

درنهایت انتخاب برنده داریم که نتیجه آن عقد قرارداد و یا PO: Purchase Order خواهد بود.

گام های بعدی در مقاله ای جداگانه در اختیار علاقمندان قرار میگیرد. بدیهی است این موارد ارائه شده بخشی از کل مراحل خرید است و هدف از ارائه آن تنها آشنا نمودن خوانندگان عزیز با اصطلاحات پرکاربرد در زمینه تامین کالا است.

قسمت های مختلف این مبحث از طریق لینک های زیر قابل دسترس است:

1. قسمت اول: توضیحات مقدماتی
2. قسمت دوم: سفارش خرید
3. قسمت سوم: بازرسی و تست