P6 یا MSP؟ کدام یک را یاد بگیریم؟

سخن ابتدایی

هرچقدر که با نرم‌افزارهای پریماورا (P6) و مایکروسافت پروجکت (MSP) کار می‌کنم و هرچقدر مدت ‌زمان استفاده از هر یک از این برنامه‌ها بیشتر می‌شود، تشخیص اینکه آیا کدام‌یک از این برنامه‌ها باید در اولویت برنامه‌ریزی قرارداد و یا به عبارت‌تر عام‌تر کدام‌یک از این برنامه‌ها بهتر است، جوابش برایم سخت‌تر خواهد بود.

همیشه از من سؤال می‌شود که بالاخره کدام‌یک از این نرم‌افزارها بهتر است و یا ما از کدام‌یک از این نرم‌افزارها استفاده کنیم!

اما طی چند سالی که با این نرم‌افزارها درگیر بوده‌ام تقریباً به این نتیجه رسیده‌ام که واقعاً نمی‌توان همیشه یکی را بر دیگری ترجیح داد.

شاید سؤال بهتر این باشد که برای این پروژه خاص که می‌خواهیم برنامه زمان‌بندی را تهیه نماییم و با توجه به شرایط خاص این پروژه، استفاده از کدام‌یک از این نرم‌افزارها، پاسخ به نیازهای مورد انتظار ذینفعان پروژه را بهتر برآورده می‌کند؟!

اگر الزام قراردادی وجود نداشته باشد (توضیح اینکه در بعضی از قراردادها شما مجبور به استفاده از یک نرم‌افزار خاص هستید) و قبل از هر چیز باید مشخص نماییم که هدف ما از ارائه برنامه زمان‌بندی چیست؟

سوالاتی که در ذهن همه در مورد P6 و MSP وجود دارد:

•  آیا تعداد فعالیت‌های این پروژه آن‌قدر زیاد است که برنامه زمان‌بندی باید در اولویت قرار دادن فعالیت‌ها به ما کمک کند و به‌ عبارت‌ دیگر به‌عنوان یک مشاور در کنار ما قرار گیرد و مدام به ما یادآوری کند که امروز باید این کار را انجام دهید و فردا فلان کار.

• اگر فعالیتی عقب افتاد، بهترین روش جبران عقب‌افتادگی را انتخاب نماییم و آنگاه نرم‌افزار دوباره ترتیب فعالیت‌ها را از اول بچیند و یا اینکه ما بیشتر می‌خواهیم خود در روند اجرای فعالیت‌ها دخالت کنیم و اگر یک فعالیت مطابق برنامه پیش نرفت بتوانیم تغییرات خود را به‌راحتی اعمال نماییم.
• آیا برنامه زمان‌بندی را فقط برای مباحث کنترل زمان مدنظر دارید یا این که می‌خواهیم از آن برای کنترل هزینه، کنترل مدارک، ریسک پروژه، تخصیص فعالیت‌ها به افراد پروژه مطابق چارت سازمانی و غیره استفاده نماییم.

در نگاه اول شاید همه بگویند برنامه‌ریزی یعنی کنترل تک‌تک عناصر پروژه می‌روند به سمت روش دوم. تجربه به من آموخته هرچند باید دیدگاه کلان سازمان و پروژه دستیابی به بهترین ایده آل باشد، اما نباید فرهنگ‌سازمانی که در آن برنامه‌ریزی صورت می‌گیرد را فراموش نماییم.

چه‌بسا برنامه‌ریزی دوم برای یک سازمان نوپا به‌منزله یک انتخاب کاملاً اشتباه باشد و در کل به سازمان هزینه‌هایی تحمیل شود که خیلی بیشتر از عوایدش باشد.

خوب خاطرم هست در یک سازمان نوپا که توانسته بود پروژه بزرگی در زمینه نفت و گاز در مناقصه برنده شود (خود این هم جای سؤال دارد)، می‌خواستند کلیه بخش‌های یکی از قدرتمندترین نرم‌افزارهای سیستم مدیریت پروژه (PMIS) را پیاده‌سازی کنند. ماهیت این نرم‌افزار عالی بود و تنها نکته منفی آن وسعت بزرگ نرم‌افزار برای آن سازمان بود. درست حدس زدید لقمه این نرم‌افزار خیلی بزرگ‌تر از دهان آن سازمان بود.

فرهنگ‌سازمانی آن شرکت اجازه نمی‌داد که آن نرم‌افزار در شرکت پیاده‌سازی شود و سرانجام کار این شد که آن نرم‌افزار بعد از مدتی به فراموشی سپرده شد.

مدیران دیدند آن‌قدر که این نرم‌افزار کارها را پیچیده کرده (البته به‌زعم مدیران آنجا) کار را تسهیل نکرده است و عاقبت این شد که نرم‌افزار ده میلیون دلاری به‌جز تجربه‌های ناخوشایند و هزینه سنگینش هیچ کاربردی برای آن سازمان نداشت!

از مواردی که باید موردتوجه قرار دهید این است که آیا برنامه زمان‌بندی فقط در اختیار واحد کنترل پروژه (یک نفر) قرار می‌گیرد یا اینکه بقیه واحدها نیز باید از آن و خروجی برنامه استفاده نمایند.

• آیا این نرم‌افزار (و پایگاه داده آن) به‌صورت اشتراکی استفاده می‌شود و بقیه واحدها شامل واحدهای فنی، واحدهای مالی، ماشین‌آلات، تأمین کالای پروژه و غیره به‌صورت مستقیم و غیرمستقیم از آن استفاده می‌کنند.

نرم‌افزار به‌صورت پیش‌فرض بر روی یک پایگاه داده جداگانه اطلاعاتش را نگه می‌دارد. به همین دلیل شما می‌توانید با نرم‌افزارهای دیگر با پایگاه داده آن ارتباط برقرار کنید و کلیه خروجی مدنظر خود را از آن استخراج‌کنید. همین کار توسط MSP سرور انجام می‌شود اما پیاده‌سازی آن دشواری‌های خود را دارد اما نرم‌افزار تک کاربره پراجکت به‌راحتی هرچه تمام‌تر نصب‌شده و قابل‌استفاده است.

یکی از سؤالات کاربردی که حتماً باید با خود صادق باشید این است که:

• آیا از برنامه زمان‌بندی فقط برای کنترل زمان استفاده می‌نمایید به عبارت دیگر آیا فقط به دنبال تاریخ شروع و پایان فعالیت‌ها هستید و خود را با این مبنا مورد مقایسه قرار می‌دهید یا اینکه خیر شما فعالیت‌ها را به‌صورت ریزبه‌ریز تعریف کرده‌اید و برای هریک بودجه مورد نظر را اختصاص داده‌اید و جلو بودن و یا عقب بودن از بودجه تعریف‌شده، جزء لاینفک پروژه شما محسوب می‌شود.

به‌ نکات زیر توجه کنید:

فرض کنید که عملیات مربوط به اجرای Footing یک فونداسیون مربوط به یک کمپرسور در یک پالایشگاه و با توجه به منابع موجود 30 روز برنامه‌ریزی نموده‌اید. فعالیت‌های این فونداسیون شامل آرماتوربندی، قالب‌بندی و اجرای بتن‌ریزی باشد.

روش اول

اجرای آن باید در سه مرحله صورت گیرد به‌گونه‌ای که آرماتوربندی از ابتدا شروع‌شده و بعد از ده روز اول به سراغ پارت دوم رفته و بعد از ده روز دوم پارت سوم را شروع می‌کند.

فرض کنید شما بعد از شروع کار و در روز پنجم می‌توانید عملیات قالب‌بندی پارت اول را شروع کرده و با توجه به حجم قالب‌بندی پارت اول آن را هم‌زمان با آرماتوربندی ادامه دهید.

قالب‌بندی پارت‌های دوم و سوم هم به همین روال ادامه پیدا می‌کند. بتن‌ریزی هم در روز دهم برای پارت اول امکان‌پذیر باشد و این روال برای پارت‌های دوم و سوم تکرار شود.

با این توضیحات شما می‌توانید با توجه به تعداد فعالیت‌هایی که در برنامه زمان‌بندی تعریف کرده و سطوحی که در برنامه زمان‌بندی تعریف کرده‌اید، فعالیت‌های خود را شکسته و یا به‌صورت کلی در نظر بگیرید.

روش دوم

شما می‌توانید فعالیت‌های فونداسیون ذکرشده را سه فعالیت عمده در نظر گرفته و شروع هر یک را با توجه به زمان‌های قبلی برنامه‌ریزی کنید.

روش سوم

می‌توانید فعالیت‌ها را به تعداد پارت‌های مربوطه تقسیم‌بندی کرده و برنامه‌ریزی هر پارت را به‌صورت جداگانه در نظر بگیرید.

این برنامه‌ریزی برای هر دو سناریو می‌تواند توسط دو نرم‌افزار P6 وMSP به‌راحتی پیاده‌سازی شوند؛ نکته قابل تأمل مسئله کنترل و پایش آن است؛ به عبارت دیگر وقتی‌که بخواهیم برنامه را وارد فاز عملیاتی کرده و آن را کنترل نماییم داستان کاملاً متفاوت خواهد بود.

داستان از جایی شروع می‌شود که روند فعالیت‌ها مطابق برنامه پیش نرود. اگر قالب مورد انتظار در پارت اول به هر دلیل تأمین نشود (و مثلاً به‌جای روز پنجم روز دهم تأمین شود) آیا باید خود برنامه‌ریزی کنیم و یا اینکه از برنامه بخواهیم دوباره فعالیت‌ها را برنامه‌ریزی کند.

مقایسه عملکرد P6 و MSP

برنامه ریزی با استفاده از تجربه و دانش

• اگر از برنامه MSP استفاده می‌کنید حتماً باید از دانش تجربی خود برای کنترل فعالیت‌ها استفاده نموده و ترتیب و توالی فعالیت‌هایی را باید باتجربه ترکیب کرده و برنامه‌ریزی مجدد انجام دهید.
• در برنامه P6 داستان متفاوت است؛ نرم‌افزار با توجه به اینکه روابط را چگونه تعریف کرده‌اید، سطح فعالیت‌ها را تا چه مرحله‌ای ریز کرده‌اید و حتی روش برنامه‌ریزی مجدد فعالیت‌ها را چگونه برنامه‌ریزی کرده‌اید و ده‌ها پارامتر دیگر سکان برنامه‌ریزی کار را در دست می‌گیرد.

اینکه خروجی برنامه چقدر دقت دارد و چقدر مطابق اجرای فعالیت‌ها خواهد بود به اشراف شما در زمان برنامه‌ریزی به اجرای واقعی فعالیت‌ها برمی‌گردد.

ولی درنهایت برنامه P6 به دانش شما کاملاً اطمینان می‌کند و تک‌تک فعالیت‌های باقیمانده را با حساسیت بالا دوباره برنامه‌ریزی می‌کند.

اما این روش همیشه کارا نیست چون همان‌طور که گفته شد ممکن است در زمان برنامه‌ریزی خطاهای ریز و درشت زیادی در برنامه‌ریزی وجود داشته باشد و خروجی برنامه گاه آن‌قدر دور از واقعیت است که مدیران تصمیم می‌گیرند از آن استفاده نکنند.

بارها دیده‌ام به‌واسطه عدم اشراف نیروی کنترل پروژه به نرم‌افزار P6 و همچنین مباحث برنامه‌ریزی، علاوه بر اینکه تیم مدیریت پروژه به تیم کنترل پروژه بدبین شده‌اند در بعضی موارد واحد کنترل پروژه را به‌صورت واحدی که فقط گزارش می‌دهد (آن‌هم به اشتباه) و در موارد بدتر به‌عنوان یک واحد اضافی به آن برخورد نموده‌اند.

باید همیشه این نکته را در نظر بگیریم که:

در ابتدا باید به MSP و P6 به‌صورت کامل اشراف پیدا کنیم و وقتی به توانمندی‌های هر یک بیشتر آشنا شدیم، انتخاب این‌که در شرایط مختلف کدام نرم‌افزار را انتخاب نماییم شاید زیاد پیچیده نباشد.
در این مقاله سعی کردم به‌صورت کلان به تفاوت‌های این دو نرم‌افزار قوی برنامه‌ریزی و کنترل پروژه بپردازم و در آینده سعی خواهم کرد در خصوص تفاوت‌های جزئی‌تر این برنامه‌ها بیشتر صحبت کنم (منتشر شده در وب‌سایت مدیر پروژه)