فرمت سفارشی اعداد اکسل (جادوی نمایش اعداد – بخش دوم)

مقدمه

«فرمت سفارشی اعداد اکسل» (همان‌طور که در بخش اول عنوان شد) یکی از ابزارهای کاربردی اکسل برای نمایش اعداد محسوب می‌شود.
چون دستورالعمل آن در اکسل یه خورده گنگ است کمتر کسی رغبت به یادگیری آن می‌کند؛
این در حالی است که اگر با قدرت این دستورالعمل آشنا شویم و از صورت ظاهر آن نترسیم، می‌توانیم از قدرت فوق‌العاده آن استفاده نموده و کارهای طولانی و در بعضی مواقع همراه با خطایی که همواره برای نمایش اعداد در اکسل انجام می‌دهیم را بدون خطا و با روشی آسان‌تر به کار بگیریم

به عبارت دیگر با آموزش زیر می توانید یکی دیگر از ترفندهای اکسل را در کارهای خود به خوبی پیاده سازی کنید.

یک‌بار دیگه تأکید می‌کنم که این مطالب در فصل دوم کتاب Excel® Dashboards and Reports, 2nd Edition با عنوان ارتقا بخشیدن گزارش‌ها از طریق فرمت‌ سفارشی اعداد اکسل مطرح شده و سعی دارم این مقاله را به سبک مدیر پروژه عنوان نمایم. دوستان با مراجعه به مطالب اصلی کتاب می‌توانند از دیگر مطالب آن استفاده نمایند.

پ. ن.: اگر با برنامه نویسی اکسل آشنا باشید، شاید براتون جالب باشه که بدانید تیم وب سایت “مدیر پروژه” اخیرا نرم افزاری را توسعه داده به نام AutoWBS که می توانید آن را مطالعه کنید. در این صفحه چندین نکته کاربردی اکسل قرار دارد که منهای استفاده از خود برنامه می تواند برای علاقمندان اکسل بسیار کاربردی باشد.

اعمال رنگ‌بندی در فرمت سفارشی اعداد اکسل

آیا تاکنون فرمتی را در اکسل تنظیم کرده‌اید که با درج عدد منفی در سلول رنگ آن قرمز شود. اگر چنین است درواقع شما از رنگ‌بندی سفارشی اعداد استفاده کرده‌اید.

به‌عبارت‌دیگر یکی از کارهایی که می‌توان برای تغییر نحوه‌ی نمایش اعداد در فرمت سفارشی اعداد استفاده نمود، تغییر رنگ آن است.

در مثال زیر اعداد به‌صورت درصد نمایش داده می‌شود به صورتی که اعداد مثبت آبی‌رنگ و با علامت + و اعداد منفی با رنگ قرمز و با علامت – همانند مطلب عنوان‌شده در مقاله قبل در کادر مربوط به سفارشی نمودن اعداد عبارت ذیل را وارد نمایید:

به‌عبارت‌دیگر برای اعمال رنگ موردنظر خود کافی است «عنوان رنگ» را در براکت [] قرار دهید.

در حال حاضر رنگ‌هایی که با عنوان آن‌ها می‌توان برای گزارش‌ها و داشبوردها استفاده نمود محدود به دو رنگ قرمز و آبی است ولی خوشبختانه تعداد 56 رنگ را می‌توان از طریق کد آن‌ها فرا خواند.
هر رنگی یک کد دارد، رنگ سیاه کد 1، رنگ سفید کد 2 و به همین ترتیب.

به‌جای عنوان رنگ در فرمت سفارشی اعداد اکسل کافی است در براکت کلمه «COLOR» به‌علاوه کد آن را وارد نمایید.

به‌عنوان‌مثال در فرمت درصدی زیر اعداد مثبت با رنگ سبز و علامت + و در مقابل اعداد منفی با رنگ قرمز و علامت – نمایش داده می‌شوند:

کدهای رنگ در اکسل

چطور می‌توان فهمید از کدام کد باید استفاده نمود؟ شما می‌توانید با دریافت این فایل اکسل، کد هر رنگ که در فایل قرار دارد را ببینید. در شکل زیر کد هر رنگ نشان داده‌شده است.

تفاوت کد رنگ و فرمت سفارشی سلولها (Conditional Formatting)

شاید این سؤال پیش آید که چه مزیتی رنگ‌بندی فرمت سفارشی اعداد نسبت به Conditional Formatting دارد؟ در زیر به دو مزیت آن اشاره شده است:

• ابزار Conditional Formatting جزء تفکیک‌ناپذیر سلول‌های اکسل است و فقط با آن کار می‌کند.
• هر جزئی از اکسل که از فرمت سفارشی اعداد استفاده می‌کند به‌صورت خودکار خود را با آن هماهنگ می‌کند. به‌عبارت‌دیگر این قابلیتی است که فرمت سفارشی اعداد دارد ولی Conditional Formatting ندارد.

به مثال زیر توجه کنید، در این مثال هزینه درآمد مربوط به یک پروژه لیست شده است. فرمت اعداد با توجه به توضیحاتی که در مقاله قبل عنوان شد اصلاح شده است.

بر این اساس نمودار آن تهیه شده است. پرواضح است که فرمت اعداد به‌صورت خودکار برای تمامی اجزای نمودار اصلاح شده است.

فرمت اعداد نمودار بر اساس فرمت سفارشی اعداد جدول داده‌ها اصلاح‌شده است

افزودن شرایط به فرمت سفارشی اعداد اکسل

در این لحظه، شما می‌دانید که دستورالعمل فرمت سفارشی اعداد در اکسل شامل فرمت بندی اعداد برای اعداد مثبت، منفی و صفر است که از طریق نقطه کاما از یکدیگر تفکیک می‌شوند.

به‌صورت پیش‌فرض دستورالعمل سمت چپ اولین نقطه کاما به اعداد مثبت اختصاص می‌یابد، دستورالعمل سمت راست اولین نقطه کاما به اعداد منفی اختصاص می‌یابد و دستورالعمل سمت راست دومین نقطه کاما به اعداد صفر اختصاص می‌یابد.

جالب است بدانید اکسل به شما اجازه می‌دهد که این رفتار پیش‌فرض را بر اساس شرایط جدید بازنویسی کنید. شرایط در دو براکت باز و بسته []قرار می‌گیرد.
در دستورالعمل زیر، رنگ آبی به اعداد بالای 500 و رنگ قرمز به اعداد زیر 500 و “n/a” به اعدادی که مساوی با 500 هستند اختصاص یافته است:

یکی از راه‌های مفید استفاده از فرمت سفارشی اعداد برای تبدیل اعداد به هزار یا میلیون یا … (بسته به بزرگی اعداد) است. در این مثال اعداد بزرگ‌تر یا مساوی با 1,000,000 با گرد شدن به‌صورت میلیون و دو رقم اعشار به همراه نمایش m و اعداد بزرگ‌تر یا مساوی 1,000 با گرد شدن به‌صورت هزار و نمایش k و خارج از این محدوده با – نمایش داده می‌شود.

سخن پایانی

پرواضح است فرمت سفارشی اعداد اکسل یکی از ابزارهای قدرتمند در اکسل برای نمایش اعداد است.
با استفاده از این ابزار علاوه بر انعطاف‌پذیری می‌توان با سرعت بالاتری فرمت‌ها را با فرمت موردنظر خود به نمایش درآورد.
یکی از ویژگی‌های منحصربه‌فرد این ابزار این است که دیگر اجزای مختلف اکسل (نمودار و …)، درصورتی‌که از سلول‌های با فرمت سفارشی استفاده کند، آن تنظیمات به‌صورت خودکار بر روی آن نیز اعمال می‌شود (به نمودار بالا توجه فرمایید).

لازم به توضیح است که استفاده از این ابزار قدرتمند محدود موارد عنوان‌شده در این دو مقاله نمی‌شود و می‌توان با استفاده از خلاقیت و نوآوری فرمت‌های حیرت‌انگیزی را تولید کرد.

خوشحال میشم دوستان تجارب خودشون را از این فرمت با من و دیگر دوستان به اشتراک بگذارند.