مقدمه
قبل از اینکه موضوع Gold Plating مطرح شود باید اشاره نمود که مهم‌ترین مستند در حوزه محدوده (Scope) پروژه WBS و یا همان ساختار شکست کارهای پروژه می‌باشد. این مستند به شما یادآوری می‌کند که کارهایی که در WBS است را انجام دهیم و خارج از آن را انجام نمی‌دهیم (موارد افزایش و یا کاهش 25% که در شرایط عمومی پیمان قید شده است، موضوعی خارج از این بحث بوده که در مقاله بعدی به‌تفصیل درباره آن صحبت خواهیم نمود و تقابل آن با موضوع این مقاله را تشریح خواهیم نمود).
ازآنجاکه تمامی اسناد دیگر شامل CBS و PMS و RBS به‌نوعی از همین مستند استنباط و استخراج می‌گردد، لیکن هرگونه تغییر در این مدرک تمامی مدارک دیگر را نیز تحت تأثیر خود قرار خواهد داد.(منتشر شده در وب‌سایت مدیر پروژه)
موضوع بحث
با کمی دقت به ماهیت پروژه و خصوصیت بارز افزایش و گسترش پیش‌رونده آن، همواره بایستی مراقب خزش و یا تغییر در WBS پروژه باشیم. این موضوع مهم‌ترین بحث در حوزه دانش مدیریت محدوده پروژه در استاندارد PMBOK می‌باشد.
هرگونه تغییر در WBS پروژه بایستی تحت قانون فرمت تغییرات سیستماتیک در حوزه دانش مدیریت یکپارچگی پروژه در استاندارد PMBOK باشد.
این قانون عنوان می‌نماید که قبول تعهد انجام عملیات خارج از WBS پروژه بایستی در تمامی ابعاد پروژه تحلیل‌شده و پس از امکان‌سنجی پذیرش آن، میزان کمی و کیفی تغییرات حاصله از آن در زمان قرارداد، مبلغ قرارداد، محدوده قرارداد و … واکاوی شده و پس از تائید تمامی ذینفعان پروژه و تمامی ارکان سازمان پروژه شامل پیمانکار، مشاور، مجری طرح و کارفرما در قالب الحاقیه و یا پیوست قرارداد به امضاء و تأیید برسد. لزوم تحقق این مهم، همکاری و مشارکت واحدهای پیمان رسیدگی، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، واحد فنی و واحد مالی را به‌صورت توأمان و تحت راهبری مدیریت پروژه را می‌طلبد.
اما در پاره‌ای از مواقع، یکی از مدیران در سازمان پروژه (بالأخص در سازمان پیمانکار) به‌واسطه جلب نظر سایر ذینفعان پروژه، اقدام به تعریف و یا پذیرش خزش WBS در پروژه می‌نماید.
این موضوع اغلب در جلسات راهبری پروژه و به‌صورت آنی مطرح و در همان جلسه نیز مورد تائید قرار می‌گیرد. اگرچه مدیر در لحظه مورد تشویق و یا حمایت قرار می‌گیرد اما متأسفانه در آینده نه‌چندان دور در ابعادی گسترده باعث تخریب اهداف عالیه سازمان خود و سایر ذینفعان می‌گردد. چراکه این افزایش در محدوده پروژه بدون تحلیل و آسیب‌شناسی حادث شدن آن در سازمان پروژه بالأخص در خصوص تأثیر دهی آن به زمان و مبلغ پروژه، مورد پذیرش قرار گرفته است.
این موضوع زمانی خطرناک‌تر می‌گردد که تأثیر آن از بعد مالی آن محسوس‌تر باشد. قطع به‌یقین جریان نقدینگی که جوابگوی WBS اولیه پروژه بوده و حسب آن تدوین گردیده است، در آینده جوابگوی WBS جدید و گسترش یافته نخواهد بود و این مهم جریان عملکرد کارگاه پروژه را به‌شدت تحت تأثیر قرار خواهد داد.
نتیجه گیری
مبحث Gold Plating مصداق و اصطلاح حادث شدن این موضوع در پروژه است و استاندارد PMBOK شما را از انجام آن منع نموده است.
این اصطلاح به شما هشدار می‌دهد که به‌منظور جلب‌توجه کارفرما و یا مشاور خود در پروژه، به‌هیچ‌عنوان زیر بار پذیرش افزایش محدوده کاری (Scope) در پروژه بدون تحلیل و اثربخشی آن نروید و در مقابل نحوه برخورد مناسب و مطلوب با این پدیده را تحت مراحل زیر پیشنهاد می‌نماید:
- طرح موضوع از سوی یکی از ارکان پروژه که منجر به خزش و تغییر WBS می‌گردد.
- برگزاری جلسه در کارگاه با حضور واحدهای قراردادها و پیمان رسیدگی، واحد فنی، واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، واحد مالی و سایر واحدهای مربوطه و طرح موضوع فوق
- راهبری واحدهای فوق در جهت تکمیل گزارش تأثیر تغییر WBS در تمامی ابعاد زمانی، مالی، کمی و کیفی و … پروژه
- ارائه گزارش فوق به ذینفعان اصلی سازمان خود و تصحیح و افزایش و کاهش ماهیت گزارش و نتیجه‌گیری نهایی در خصوص امکان‌سنجی و شرایط قبول آن
- برگزاری جلسه با ارکان پروژه شامل مشاور، مجری طرح و کارفرما و ارائه گزارش
- تثبیت شرایط پذیرش برای تمامی ارکان پروژه و دستیابی به نتیجه نهایی
- ابلاغ نتیجه جلسه به کارگاه پروژه و تدوین الحاقیه و تغییرات مناسب در سازمان پروژه جهت عملیاتی نمودن تغییر
