مقدمه
در واقع رویه هماهنگی یک زبان واحد بین کارفرما، مشاور و پیمانکار می‌باشد و برای جلوگیری از سلیقه‌ای شدن کارها همان ابتدای پروژه یک رویه هماهنگی که جزء مدارک مدیریت مهندسی پروژه هم هست، تولید می‌شود و همه ملزم به پیروی از آن هستند. یک سری دستورالعمل هماهنگی در هر پروژه تهیه و تولید می‌شود و در کل پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد.
اگر فاز مهندسی و ارکان اصلی پروژه را نمیشناسید و قبلا در موردش نشنیده اید، پیشنهاد می‌کنیم قبل از مطالعه‌ی این مقاله، فاز مهندسی در پروژه های EPC را در وب سایت مدیر پروژه مطالعه کنید.
دستور العمل هماهنگی یا رویه هماهنگی (Coordination Procedure)
از مهم‌ترین مدارکی می‌باشد که در ابتدای پروژه باید تهیه و تدوین گردد.
این مدرک به منظور برقراری ارتباط و ایجاد هماهنگی بین شرکت‌های کارفرما، مشاور و پیمانکار تهیه و اجرا می‌شود؛ این رویه به عنوان مکمل روابط اداری بین طرف‌های قرارداد خواهد بود.
موضوعات مطرح شده در دستورالعمل هماهنگی
✔ مکاتبات ✔ صورت‌جلسات ✔ مشخصات افراد مسئول در شرکت پیمانکار ✔ مشخصات افراد مسئول در شرکت کارفرما ✔ قالب استاندارد برای مدارک فنی
✔ کلاس‌بندی مدارک ✔ هدف از انتشار مدارک ✔ وضعیت مدارک مهندسی ✔ زبان مدارک فنی ✔ نحوه ارسال مدارک ✔ تعداد نسخ ارسالی ✔ برگه ترنسمیتال
✔ برگه اظهارنظر کارفرما ✔ برگه پاسخ به اظهارنظر کارفرما ✔ ساختار سازمانی
مکاتبات
یک فرمت واحد برای نامه‌ها می‌باشد که همگی از آن استفاده می‌کنند.
صورت‌جلسات
وقتی جلسه‌ای در یکی از شرکت‌های: کارفرما، مشاور و پیمانکار برگزار می‌شود باید ثبت گردد تا در صورت لزوم به آن ارجاع داده شود.
مشخصات افراد مسئول در شرکت پیمانکار
- نماینده
- مدیر پروژه
- آدرس دفتر مرکزی
- تلفن
- فکس
- آدرس ایمیل
مشخصات افراد مسئول در شرکت کارفرما
- نماینده
- مدیر پروژه
- آدرس دفتر مرکزی
- تلفن
- فکس
- آدرس ایمیل
قالب استاندارد برای مدارک فنی
- قالب استاندارد نقشه‌ها
- قالب استاندارد فایل‌های اکسل
- قالب استاندارد فایل‌های ورد
کلاس‌بندی مدارک
از این جهت مدارک را کلاس‌بندی می‌کنیم که مشخص کنیم برای هر مدرک با توجه به کلاسی که دارد آیا اون مدرک به تأیید کارفرما نیاز دارد یا خیر.
جهت تأیید (For Approval)
این مدارک نیاز به تأیید کارفرما دارد و می‌توان گفت که مدرک‌های پایه پروژه هستند و بدون تأیید کارفرما روی این مدارک، پیمانکار این اجازه را ندارد که فاز بعدی مدرک را تولید کند.
جهت بازنگری (For Review)
این مدارک نیاز به تأیید کارفرما دارد اما پیمانکار می‌تواند قبل از اینکه کارفرما تأیید کند، وارد فاز بعدی تولید مدرک شود.
جهت اطلاع (For Information)
نیاز به تأیید کارفرما ندارد و جهت اطلاع می‌باشد و پیمانکار می‌تواند قبل از تأیید وارد فاز بعدی تولید مدرک شود.
هدف از انتشار مدارک
هر مدرکی را که پیمانکار در فاز مهندسی تولید می‌کند باید مشخص کند که هدف از تولید این مدرک چه بوده است.
جهت تأیید (Issued For Approval) – IFA
جهت بازنگری (Issued For Review) – IFR
جهت اطلاع (Issued For Information) – IFI
جهت دریافت نقطه‌نظر (Issued For Comment) – IFC
وضعیت مدارک مهندسی
نشان‌دهنده وضعیت کامل مدارک مهندسی در پروژه می‌باشد
عدم پذیرش (Rejected): کارفرما یا مشاور مدرک را مرجوع می‌کند.
اعلام نقطه‌نظر (Commented): مدرک از طرف کارفرما یا مشاور بررسی و نقطه نظرات اعلام می‌شود و پیمانکار موظف به اعمال آن‌ها در ویرایش بعدی می‌باشد.
تأیید با یادداشت (Approved As Note): کارفرما یا مشاور مدرک را به‌شرط رفع نقطه نظرات تأیید می‌کند.
تأیید (Approved): مدرک توسط کارفرما یا مشاور تأیید می‌شود.
تأیید برای خرید (Approved For Procurement)
تأیید برای اجرا (Approved For Construction)
در خصوص دو مورد پایانی گاها دیده شده است در برخی از پروژه‌ها پیمانکار مدرک تایید شده را در ویرایش جدید جهت گرفت تاییدیه خرید و اجرا ارسال می‌کند.
زبان مدارک فنی
در بیشتر پروژه‌ها زبان به‌صورت فارسی و انگلیسی می‌باشد و در برخی از پروژه‌های خاص از سایر زبان‌ها نیز استفاده می‌شود.
نحوه ارسال مدارک
- وسیله ارتباطی (پیک، ایمیل و …)
- زمان ارسال
- روش ارسال (لوح فشرده، هارد کپی و…)
تعداد نسخ ارسالی
- تعداد لوح فشرده
- تعداد هارد کپی
برگه ترنسمیتال (Transmittal) – T
مدرک یا مدارک مهندسی به پیوست برگه‌ای که دارای اطلاعات عمومی (عنوان، شماره، کلاس، تعداد صفحات، هدف از ارسال و تعداد نسخ ارسالی) برای کارفرما یا مشاور ارسال می‌گردد.
برگه اظهارنظر کارفرما CS – (Comment Sheet)
برگه‌ای است که در آن نوع وضعیت مدرک (تأیید، کامنت و …) به همراه نقطه نظرات کارفرما یا مشاور در فرمت مربوطه ارائه می‌شود.
برگه اظهارنظر کارفرما CS – (Comment Sheet)
برگه‌ای است که در آن نوع وضعیت مدرک (تأیید، کامنت و …) به همراه نقطه نظرات کارفرما یا مشاور در فرمت مربوطه ارائه می‌شود.
ساختار سازمانی OBS – (Organization Breakdown Structure)
همان ساختار شکست سازمانی یا به عبارت ساده‌تر چارت سازمانی پروژه می‌باشد.
آنچه خواندید، بخش رویه هماهنگی در فاز مهندسی پروژه بود؛ در آینده شما را با رویه شماره‌گذاری مدارک مهندسی در وب سایت مدیر پروژه آشنا خواهیم کرد.
دوست عزیز با زدن دکمه پایین علاوه بر فایل مقاله همه فرم‌های مرتبط در فرمت Word ,Excel و Visio قابل دانلود می‌باشد.
فهرست مطالب این صفحه:
دستورالعمل هماهنگی در فاز مهندسی
مقدمه
در واقع رویه هماهنگی یک زبان واحد بین کارفرما، مشاور و پیمانکار می‌باشد و برای جلوگیری از سلیقه‌ای شدن کارها همان ابتدای پروژه یک رویه هماهنگی که جزء مدارک مدیریت مهندسی پروژه هم هست، تولید می‌شود و همه ملزم به پیروی از آن هستند. یک سری دستورالعمل هماهنگی در هر پروژه تهیه و تولید می‌شود و در کل پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد.
اگر فاز مهندسی و ارکان اصلی پروژه را نمیشناسید و قبلا در موردش نشنیده اید، پیشنهاد می‌کنیم قبل از مطالعه‌ی این مقاله، فاز مهندسی در پروژه های EPC را در وب سایت مدیر پروژه مطالعه کنید.
دستور العمل هماهنگی یا رویه هماهنگی (Coordination Procedure)
از مهم‌ترین مدارکی می‌باشد که در ابتدای پروژه باید تهیه و تدوین گردد.
این مدرک به منظور برقراری ارتباط و ایجاد هماهنگی بین شرکت‌های کارفرما، مشاور و پیمانکار تهیه و اجرا می‌شود؛ این رویه به عنوان مکمل روابط اداری بین طرف‌های قرارداد خواهد بود.
Coordination Procedure
موضوعات مطرح شده در دستورالعمل هماهنگی
✔ مکاتبات ✔ صورت‌جلسات ✔ مشخصات افراد مسئول در شرکت پیمانکار ✔ مشخصات افراد مسئول در شرکت کارفرما ✔ قالب استاندارد برای مدارک فنی
✔ کلاس‌بندی مدارک ✔ هدف از انتشار مدارک ✔ وضعیت مدارک مهندسی ✔ زبان مدارک فنی ✔ نحوه ارسال مدارک ✔ تعداد نسخ ارسالی ✔ برگه ترنسمیتال
✔ برگه اظهارنظر کارفرما ✔ برگه پاسخ به اظهارنظر کارفرما ✔ ساختار سازمانی
مکاتبات
یک فرمت واحد برای نامه‌ها می‌باشد که همگی از آن استفاده می‌کنند.
فرمت نامه
صورت‌جلسات
وقتی جلسه‌ای در یکی از شرکت‌های: کارفرما، مشاور و پیمانکار برگزار می‌شود باید ثبت گردد تا در صورت لزوم به آن ارجاع داده شود.
Kick Of Meeting
مشخصات افراد مسئول در شرکت پیمانکار
مشخصات افراد مسئول در شرکت کارفرما
قالب استاندارد برای مدارک فنی
کلاس‌بندی مدارک
از این جهت مدارک را کلاس‌بندی می‌کنیم که مشخص کنیم برای هر مدرک با توجه به کلاسی که دارد آیا اون مدرک به تأیید کارفرما نیاز دارد یا خیر.
جهت تأیید (For Approval)
این مدارک نیاز به تأیید کارفرما دارد و می‌توان گفت که مدرک‌های پایه پروژه هستند و بدون تأیید کارفرما روی این مدارک، پیمانکار این اجازه را ندارد که فاز بعدی مدرک را تولید کند.
جهت بازنگری (For Review)
این مدارک نیاز به تأیید کارفرما دارد اما پیمانکار می‌تواند قبل از اینکه کارفرما تأیید کند، وارد فاز بعدی تولید مدرک شود.
جهت اطلاع (For Information)
نیاز به تأیید کارفرما ندارد و جهت اطلاع می‌باشد و پیمانکار می‌تواند قبل از تأیید وارد فاز بعدی تولید مدرک شود.
هدف از انتشار مدارک
هر مدرکی را که پیمانکار در فاز مهندسی تولید می‌کند باید مشخص کند که هدف از تولید این مدرک چه بوده است.
جهت تأیید (Issued For Approval) – IFA
جهت بازنگری (Issued For Review) – IFR
جهت اطلاع (Issued For Information) – IFI
جهت دریافت نقطه‌نظر (Issued For Comment) – IFC
وضعیت مدارک مهندسی
نشان‌دهنده وضعیت کامل مدارک مهندسی در پروژه می‌باشد
عدم پذیرش (Rejected): کارفرما یا مشاور مدرک را مرجوع می‌کند.
اعلام نقطه‌نظر (Commented): مدرک از طرف کارفرما یا مشاور بررسی و نقطه نظرات اعلام می‌شود و پیمانکار موظف به اعمال آن‌ها در ویرایش بعدی می‌باشد.
تأیید با یادداشت (Approved As Note): کارفرما یا مشاور مدرک را به‌شرط رفع نقطه نظرات تأیید می‌کند.
تأیید (Approved): مدرک توسط کارفرما یا مشاور تأیید می‌شود.
تأیید برای خرید (Approved For Procurement)
تأیید برای اجرا (Approved For Construction)
زبان مدارک فنی
در بیشتر پروژه‌ها زبان به‌صورت فارسی و انگلیسی می‌باشد و در برخی از پروژه‌های خاص از سایر زبان‌ها نیز استفاده می‌شود.
نحوه ارسال مدارک
تعداد نسخ ارسالی
برگه ترنسمیتال (Transmittal) – T
مدرک یا مدارک مهندسی به پیوست برگه‌ای که دارای اطلاعات عمومی (عنوان، شماره، کلاس، تعداد صفحات، هدف از ارسال و تعداد نسخ ارسالی) برای کارفرما یا مشاور ارسال می‌گردد.
Transmittal - T
برگه اظهارنظر کارفرما CS – (Comment Sheet)
برگه‌ای است که در آن نوع وضعیت مدرک (تأیید، کامنت و …) به همراه نقطه نظرات کارفرما یا مشاور در فرمت مربوطه ارائه می‌شود.
Comment Sheet - CS
برگه اظهارنظر کارفرما CS – (Comment Sheet)
برگه‌ای است که در آن نوع وضعیت مدرک (تأیید، کامنت و …) به همراه نقطه نظرات کارفرما یا مشاور در فرمت مربوطه ارائه می‌شود.
Reply Sheet - RS
ساختار سازمانی OBS – (Organization Breakdown Structure)
همان ساختار شکست سازمانی یا به عبارت ساده‌تر چارت سازمانی پروژه می‌باشد.
Organization Breakdown Structure - OBS
بعد از آماده سازی و با زدن دکمه بالا، پنجره ای باز می شود که آدرس ایمیل شما را می گیرد. به محض وارد نمودن اطلاعات، فایل مزبور برای شما ایمیل خواهد شد.
ارسال لینک دانلود
مطالب مرتبط
فاز مهندسی در پروژه‌های EPC
فایل آنالیز تاخیرات پروژه چیست
هزینه‌های تحریم ذینفعان پروژه از سوی مدیریت پروژه
مفهوم مدیریت پروژه – Project Management