مدیریت ارتباطات و شبه‌جزیره‌های پروژه

می‌دانیم که مدیریت ارتباطات یکی از حوزه‌های استاندارد دانش مدیریت پروژه (PMBOK) می‌باشد. در این حوزه به‌صورت تئوریکال در این استاندارد و سایر کتب مربوطه بسیار نگارش شده است و ما با وفاداری به قولی که به شما مبنی بر کاربردی بودن مطالب داده‌ایم، به‌هیچ‌عنوان قصد عنوان کردن موضوعات تکراری و غیر اجرایی را نداشته و نخواهیم داشت.

مقدمه

در کارگاه پروژه نیروهای انسانی به دو قسمت تقسیم می‌شوند، نیروهای مستقیم (نیروهایی که به‌صورت مستقیم مشغول انجام عملیات موضوع پیمان هستند – به‌عنوان‌مثال جوشکار، آرماتوربند و قالب‌بند و …) و نیروهای انسانی غیرمستقیم (نیروهایی که به‌صورت مستقیم در انجام موضوع پیمان دخیل نیستند ولیکن وظیفه پشتیبانی و لجستیک نیروهای مستقیم را بر عهده دارند – به‌عنوان‌مثال واحد دفتر فنی، واحد کنترل کیفیت، واحد ایمنی و …) عنوان این مقاله را بیشتر در خصوص نیروهای غیرمستقیم در کارگاه پروژه تشریح می‌نماییم و می‌دانیم صدالبته موضوعیت این مقاله در خصوص نیروهای مستقیم در کارگاه نیز مصداق خواهد داشت که در مقاله‌های بعدی در این خصوص صحبت خواهیم نمود.

موضوع بحث

واضح است وقتی پیرامون مدیریت ارتباطات در پروژه صحبت می‌کنیم، به بیانی بسیار ساده و البته محاوره‌ای و نه محدود به این تعریف، یعنی اینکه در گام اول واحدهای سازمان پروژه بدانند که بایستی کدام‌یک با یکدیگر ارتباط داشته باشند و در گام دوم نحوه ارتباط و پروسیجر آن به چه شکل باشد. درصورتی‌که این ارتباطات به‌صورت مطلوب در پروژه شما تعریف نگردد و یا به‌صورت مناسب پیاده‌سازی نشده باشد، آن‌وقت دیگر واحدهای کارگاه فقط و فقط در شرح وظایف خود این‌طور متصور می‌شوند که بایستی تنها وظایف محوله به واحد خود را انجام دهند و به‌هیچ‌عنوان خود را موظف به انجام وظایف مشترک با واحدهای دیگر کارگاه نخواهند دانست. به این وضعیت در کارگاه پروژه، ایجاد شبه‌جزیره‌های جداگانه لقب می‌دهند. گوشه‌ای از معایب ایجاد این وضعیت در پروژه عبارت است از:

• موازی کاری در سازمان به‌شدت بالا می‌رود به‌نحوی‌که یک فعالیت مشابه به‌صورت هم‌زمان در دو یا تعدادی بیشتر از واحدها در حال انجام است.
• محصول خروجی که در تعدادی واحد به‌صورت موازی تکمیل شده است، به دلیل عدم اطلاع از تمامی جوانب فنی محصول، دارای اشتباهات فراوان است.
• افزایش در قیمت تمام‌شده محصول خروجی واحدها
• افزایش در زمان تمام‌شده محصول خروجی واحدها
• مشکلات در راهبری تیم پروژه از سوی مدیریت پروژه برای دستیابی به اتمام موفقیت‌آمیز پروژه

راهکار و نتیجه گیری

در خصوص مشکلات و جزیره پروژه صحبت شد، حال راهکار برون‌رفت از این معضل چیست؟

ماتریس تخصیص مسئولیت‌ها

مهم‌ترین موضوع در شاکله و استخوان‌بندی این ارتباطات ماتریس تخصیص مسئولیت‌ها (RACI) می‌باشد، ماتریس تخصیص مسئولیت می‌تواند کمک شایانی به شما بابت تعریف مناسب این ارتباطات در سازمانتان داشته باشد.

مدیر پروژه با همراهی تیم مدیریتی پروژه، می‌تواند در فاز آغازین پروژه با تشکیل این ماتریس، سازمان پروژه خود را از آفت این مهم، مصون نگاه دارد. این ماتریس بایستی دربازهای زمانی مشخص و البته طبق شرایط پروژه به‌روزرسانی گردد. روش‌ها و انواع این ماتریس در دوره کارآموزی مجازی با همین عنوان به‌صورت کاملاً کاربری توضیح داده خواهد شد.

جلسات درون کارگاهی

دومین عامل پیشگیرانه، برگزاری جلسات درون کارگاهی به‌صورت هفتگی و ماهانه می‌باشد. در این جلسات به دلیل حضور تمامی معاونین و سرپرستان واحدهای مستقیم و غیرمستقیم کارگاه، تبادل اطلاعات مابین ایشان انجام پذیرفته و ارتباطات و وظایف مشترک بین واحدها در قالب تدوین صورت‌جلسات کارگاهی به آن‌ها ابلاغ می‌گردد. در مقاله در حوزه ارتباطات به‌صورت مفصل در خصوص نحوه برگزاری جلسات با بیشترین بهره‌وری مطالب ارائه شده است.

تناظر واحدهای کارگاهی با واحدهای ستادی

سومین عامل ارتباط دادن واحدهای کارگاهی پروژه با واحدهای متناظر خود در دفاتر اصلی شرکت می‌باشد، به‌عنوان‌مثال واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه را با واحد طرح و برنامه در دفتر اصلی شرکت ارتباط دهید، واحد کنترل کیفیت کارگاه خود را با واحد کنترل و تضمین کیفیت دفتر اصلی شرکت متصل نمایید، بدین ترتیب خواه‌ناخواه، ارتباطات بین واحدی در دفتر اصلی شرکت به واحدهای کارگاه پروژه‌تان تسری پیدا خواهد نمود.