برنامه زمان‌بندی پروژه و چگونگی پیاده‌سازی برنامه اجرائی

مقدمه

برنامه زمان‌بندی پروژه یکی از موضوعاتی است که اغلب همکاران تقریباّ با آن آشنایی دارند؛ و می‌توان گفت یکی از مهم‌ترین مستندات و مدارک در فاز برنامه‌ریزی پروژه می‌باشد.

اما در کنار این مستندات برنامه اجرایی یا همان Execution Plan کمتر دیده‌شده؛ و متأسفانه از مزایا و روش تولید آن کمتر صحبتی به میان آمده است.

درحالی‌که در یک پلنت با تمامی دیسیپلین‌های آن به نظر تدوین برنامه اجرایی پروژه در درجه اهمیت مساوی با برنامه زمان‌بندی پروژه است.

با توجه به موارد فوق، از ابتدای پروژه می‌بایست شناخت کاملی از تمام نیازمندی‌ها، منابع و محدودیت‌ها، فعالیت‌ها و توالی منطقی انجام آن‌ها و همچنین موعد تحویل محصول / خدمت پروژه حاصل نمود، سپس نسبت به تولید برنامه زمان‌بندی پروژه اقدام کرد.

با توجه به شرایط پروژه سرمایه‌گذار، می‌تواند برای اجرای پروژه سیاست‌گذاری نموده و مناسب‌ترین روش اجرا را انتخاب نمائید.

هرچه واحدهای مختلف پروژه شامل مهندسی، تأمین، اجرا و مدیریت پروژه تحت دستگاه‌های اجرائی یکپارچه‌تر و سطوح کمتری صورت پذیرد، هماهنگی و کنترل پروژه آسان‌تر و موانع اجرائی کمتر است.

اما به همین میزان امکان استفاده از توان پیمانکاران داخلی، انتقال تجربه و بومی‌سازی فنّاوری، اقتصادی نمودن قیمت پروژه، سخت‌تر و دور از دسترس می‌باشد.

اما برنامه اجرایی پروژه چیست و چه تفاوتی با برنامه زمان‌بندی پروژه دارد؟

اگر دقت کرده باشید برنامه زمان‌بندی پروژه لیست فعالیت‌های است که به ترتیب اجرای عملیات و زمان اجرا به همراه منابع آن اشاره می‌نماید؛در این مستند صحبتی از روش اجرای کار نمی‌گردد.

در ادامه این موضوع با مثال توضیح داده خواهد شد:

در برنامه زمان‌بندی پاپینگ به زمان شروع و پایان فعالیت‌ها،مدت‌زمان،منابع اعم از نیروی انسانی و ماشین‌آلات و تجهیزات و … اشاره می‌گردد.

اما سؤالاتی که به ذهن شما می‌رسد این است که:

• آیا به این موضوع که قرار است عملیات پایپینگ در Area های متفاوت به‌وسیله پیمانکار دست‌دوم انجام شود و یا نیروهای امانی اشاره می‌گردد؟
• آیا به این موضوع که قرار است هر بخش از اجرای دیسیپلین پایپینگ اعم از جوشکاری، رنگ، عایق و … به‌وسیله یک پیمانکار انجام شود و یا برای هر بخش یک پیمانکار مجزا در نظر گرفته شود، اشاره می‌شود؟

در خصوص تحویل بخش به بخش و یا یک‌باره محصول پروژه اشاره می‌گردد و تمام موضوعاتی ازاین‌دست که در برنامه زمان‌بندی پروژه موردتوجه قرار نمی‌گیرد، لیکن تمام آن‌ها به‌تفصیل و با تحلیل موازنه هزینه – زمان و یا تحلیل درآمد – هزینه و … در برنامه اجرایی موردتوجه قرار می‌گیرد.

هدف از تدوین برنامه اجرائی پروژه

شفافیت و تحلیل در نحوه و مراحل کلی و مدیریتی اجرای پروژه در قالب برنامه‌ریزی

شفافیت و تحلیل در نحوه و مراحل کلی و مدیریتی اجرای پروژه در قالب برنامه‌ریزی آن،قبل از ورود به فاز اصلی عملیات اجرا می‌باشد،این مهم مصداق آیتم WHAT IF در برنامه زمان‌بندی، DOE در خط تولید می‌باشد.

به‌عبارت‌دیگر ارکان مدیریتی پروژه قبل از ورود به فاز اجرا، تمامی مخاطرات، روش‌های کلان اجرا، برون‌سپاری،تخصیص گروه،برنامه و مدل مالی و … را برنامه‌ریزی کرده تا از بروز مواردی چون آزمون‌وخطا در اجرای پروژه، کمبود بودجه در ماه‌های اجرای پروژه،هرگونه مخاطراتی،ریسک و فرصت‌هایی که در قالب SWOT قابل آسیب‌شناسی می‌باشد،جلوگیری به عمل‌آورند.

این موضوعات به‌شدت پروژه را ازلحاظ دستیابی به حاشیه سود (در زمان آنالیز و تکمیل اسناد مناقصه) قابل‌اطمینان می‌نماید و مانیتورینگ ماهانه این روند را محفوظ خواهد نمود.

کاملاّ شفاف است که تغییرات اندک در این روش اجرا به‌واسطه شرایط سایت کارگاه و پروژه، غیرقابل‌اجتناب است، لیکن قاعده کلی و روش اجرای پروژه در نگاهی کلان و نیمه کلان، همانی خواهد بود که در این روش اجرا ذکر می‌گردد.

در اکثر مواقع این مدرک به همراه مدل مالی تدوین می‌گردد که کاربرد آن را دوچندان نموده و تحت عنوان « برنامه اجرایی و مدل مالی» پروژه‌ها به کار گرفته می‌شود.

این مدل مالی نیز همانند تفاوت ذکرشده و برنامه اجرایی،دارای تفاوت اساسی با بودجه‌بندی و Cash Flow پروژه می‌باشد.

در این مدل مالی مباحث مربوط به مأخذ تأمین مالی – سال مالی بازگشت سرمایه – ریسک‌های مالی و … اشاره می‌شود.

نتیجه‌گیری

• در برنامه اجرائی موارد بدیهی عملیات اجرایی در دیسیپلین‌های مکانیکال،پایپینگ،الکتریکال و ابزار دقیق تشریح نمی‌گردد.

بلکه این مدرک گزارش مدیریتی در راستای شفاف‌سازی روش اجرای پروژه توسط ذینفعان پروژه به‌نحوی‌که بتوان پروژه را در بهترین زمان،کمترین هزینه و درنهایت با مطلوب‌ترین کیفیت به اتمام رسانید.

• همواره برنامه اجرایی به اقتضای سررسید اجرای عملیات در هر دیسیپلین، تکمیل‌تر می‌گردد، شروع عملیات در دیسیپلین‌های پروژه و درنهایت سررسید ورود به فاز پیش راه‌اندازی و راه‌اندازی، برنامه‌های اجرایی با ویرایش‌های جدید را می‌طلبد.

سخن پایانی

باید متذکر شد که افراد به‌کارگیری شده در تدوین برنامه اجرایی بایستی دارای اشراف به روند اجرای عملیات و اغلب از مدیران ارشد سازمان هستند.

نمونه‌های زیادی در خصوص تهیه و تدوین این مدارک در پروژه‌های متعدد و متنوع توسط متصدیان وب‌سایت مدیر پروژه موجود است که متعاقباً جهت شفافیت در موضوعات، نمونه‌های آن به‌صورت کلان در اختیار کاربران سایت قرار خواهد گرفت.