ساختار شکست کار یا همان WBS از آن دسته اصطلاحات معروف و پرتکرار پیرامون مباحث برنامه‌ریزی و کنترل پروژه است که می‌توان اذعان داشت که تقریباً تمام کسانی که به‌نوعی با پروژه در ارتباط هستند حداقل برای یک‌بار هم که شده به گوششان رسیده و یا آن را به زبان آورده‌اند.
اگر جستجویی کوتاه در سایت‌های مرتبط داشته باشید خواهید دید که به تعداد فراوان در خصوص نحوه تنظیم و قواعد و قوانین مربوط به تهیه آن صحبت شده و مدارک و استانداردهای زیاد پیرامون آن منتشر شده است.
من به همان میزان مدارک و اسناد مکتوب در سایت‌ها بسنده می‌کنم و وقت خودم و شما رو برای توضیح همان اسناد به شیوه‌ای دیگر نمی‌گیرم.
قول دادیم که موضوعات در سایت کاربردی باشد و هنوز هم سر قولمان هستیم؛ بنابراین در این مقاله می‌خواهم در خصوص رویه‌های کاربردی و اجرایی برای تهیه ساختار شکست کار با شما صحبت کنم.
یک اصل مهم رو هیچ‌وقت فراموش نکنیم که مهم‌ترین علت برای اینکه شما وقت می‌گذارید برای تدوین WBS این است که کار مدیریت و مانیتور روی پروژه تون راحت‌تر باشه و این ساختار شکست کار سر آغازی باشه برای اینکه پروژه تون رو با موفقیت به اتمام برسونید.
وقتی با این دید ساختار شکست کار پروژه تون رو تدوین می‌کنید مواردی چون خروجی CBS و OBS و …در گام دوم اهمیت قرار می‌گیرند.
همیشه موضوعات پیرامون این سند از دو بعد قابل ارزیابی است.
اولین بعد دید کاربردی و اجرایی آن است که خدمت تون گفتم
بعد دیگر همان موضوعات تئوریکال مانند توجه به ثبت آن در برنامه زمان‌بندی، استفاده از آن در ساختار شکست هزینه و … هست
که اگرچه بعد دوم هم مهم است ولی شک نکنید که بدون لحاظ کردن بعد اول قضیه، شما به‌جای ساختار شکست کار وارد پروسه ساختار شکست در کار خواهید شد.
ساختار درختی WBS
ببینید بعضاً من در پروژه‌ها می‌بینم که در تدوین ساختار شکست کار زیاد حساسیت به خرج داده نمی‌شود؛ و در عوض پیش‌فرض این قرار می‌گیرد که درنهایت هرگونه نقص در آن رو با آیتم‌های نظیر Activity Code و … مرتفع می‌کنیم که من کاملاً با این‌گونه برداشت مخالف هستم.
مطمئن باشید اولین برنامه زمان‌بندی با wbs که شما از آن در این برنامه استفاده کردید می‌شود پیش‌فرض تمامی ذینفعان پروژه در تمام مدت‌زمان پروژه، ارائه هرگونه گزارش با تغییر ساختار wbs برنامه با هر ابزاری اگرچه در پاره‌ای از مواقع بسیار کارآمد و یا شاید واجب هم باشه ولی برای همه ارکان پروژه ثقیل خواهد بود و آن خروجی که شما در گزارش‌ها تون مدنظر دارید را نخواهید داشت.
حالا چند نکته که به شما در تدوین WBS کاربردی کمک می‌کند رو به‌صورت سرفصل ارائه می‌کنیم
شناخت پروژه قبل از اقدام به تدوین ساختار شکست کار
تا شناخت کامل از پروژه پیدا نکردید هیچ‌وقت اقدام به تدوین ساختار شکست کار نکنید.
پیش‌فرض این مسئله هم بازدید از سایت از پروژه است.
اگر در واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه دفتر مرکزی هستید و از شما می‌خواهند که WBS پروژه را با اطلاعات ارسالی از کارگاه تدوین کنید، به‌هیچ‌عنوان قبل از سایت ویزیت از کارگاه این کار رو انجام ندهید.
شاید پروژه در مرحله تجهیز کارگاه باشه و شما بپرسید سایت ویزیت از پروژه‌ای که هنوز در مرحله تجهیز کارگاه است چه فایده‌ای می‌تواند برای شما داشته باشه؟!
ولی من به شما میگم که حتی در پروژه‌ای از این جنس هم سایت ویزیت بسیار کارآمد هست و یکی از مهم‌ترین خروجی آن، جانمایی واحدها و یا سازه‌ها در زمین پروژه و کامل شدن تجسم ذهنی شما از Plot Plan کلی پروژه یا همان نقشه جانمایی سازه‌هاست.
تدوین ساختار شکست کار با ملاحظات اولویت زمانی
ساختار شکست کار با ملاحظات اولویت زمانی
اگرچه همواره عنوان می‌شود که ساختار شکست کار مستقل از توالی و زمان هست ولی به‌عنوان یک نکته کاربردی من به شما میگم که در زمان تدوین ساختار شکست کار حتماً اولویت‌بندی اجرای سازه‌ها و یا اولویت‌بندی در مراحل اجرایی سازه رو در نظر بگیرید.
با یک مثال موضوع رو شفاف‌تر می‌کنم. اکثراً در پروژه‌های صنعتی به دلیل دستیابی هرچه سریع‌تر به محصول پروژه و درامد زایی، آیتمی تحت عنوان EARLY PRODUCTION تعریف می‌کنید که سازه‌هایی را که ساخت آن‌ها باعث دستیابی سریع به محصول پروژه می‌شود رو قرار می‌دهند.
برای ذینفعان پروژه مهم‌ترین آیتم تکمیل هرچه سریع‌تر این سازه‌ها بوده و بهترین روش WBS در این پروژه‌ها در سطح اول تقسیم‌بندی سازه‌ها به این بخش‌بندی است.
حالا اگر شما اولویت‌بندی رو در دستور کار قرار ندهید، ساختار شکست کار شما مطلوب و بهینه نخواهد بود. این موضوع رو تو اکثر پروژه‌ها و البته با بعدی کوچک‌تر خواهید دید.
نقدینگی و ساختار شکست کار
ساختار شکست کار با ملاحظات مالی
سومین موضوع توجه به نقدینگی سازمان تون است!
درست شنید، بله، نقدینگی سازمان تون ارتباطی غیرمستقیم و در بعضی مواقع به‌صورت مستقیم به نحوه تدوین WBS پروژه تون دارد.
درست است که می‌بایست از روی WBS به تدوین CBS و PMS و سایر اسناد مالی پروژه پرداخت، ولی من به شما توصیه می‌کنم در زمان تدوین WBS پروژه حتماً دورنمای کلی تأمین نقدینگی سازمان رو در نظر داشته باشید.
مثالی می‌زنم و موضوع رو شفاف‌تر می‌کنم.
پروژه‌ای رو در نظر داشته باشید که دارای فازهای مختلف برای تکمیل کار است.
در طرح توجیهی ساخت پروژه از منظر ذینفعان اصلی نقدینگی مدنظر تا فاز خاصی پروژه تأمین می‌گردد که این مهم بایستی در تدوین ساختار شکست شما لحاظ گردد تا نحوه بررسی و کنترل شما بر روی اجرای پروژه با سبک و سیاق خواسته‌های ذینفعان اصلی پروژه شکل بگیرد.
به هر ترتیب توصیه می‌شود به‌عنوان اولین سنگ بنای فرآیند برنامه‌ریزی پروژه سعی کنید ساختار شکست کار و شاکله WBS پروژه را به نحوی تدوین نمایید تا این سند مهم در فاز کنترل پروژه کارایی بهینه را برای شما به ارمغان بیاورد.
