مدیریت بحران در وضعیت بحرانی پروژه – لطفا بحران درست کنید!

مقدمه

مدیریت بحران همیشه به عنوان یک مزیت رقابتی منحصر به فرد برای فرد و یا سازمان تلقی می گردد. برای بحرانهایی که در بعضی مواقع برای مدیران ارشد سازمان غیر مشهود و غیر ملموس است (و به اصطلاح آتش زیر خاکستر است) و به عبارتی مغفول مانده، باید توسط یک عامل مصنوعی خارجی (البته قطعا در زمان مناسب) آن را تبدیل به یک بحران نمود تا قبل از غیر قابل کنترل شدن، بتوان آن بحران را مهار کرد. همین کار می تواند در بعضی مواقع سازمان ها را از ورطه نابودی و سقوط نجات دهد. مدیریت بحران در بحران های خود ساخته می تواند به عنوان یکی از ابزارهای مدیریتی کارآمد هر شخص یا سازمان تبدیل گردد. 

مدیریت بحران در بحران های غیر ملموسآیا تا به حال و به قول ضرب‌المثل معروف «از یک سوراخ دو بار گزیده شدید؟»

آیا این سوال را از خود پرسیدید با این حالی که من نسبت به آسیب هایی که ممکن است از یک منطقه به من تحمیل گردد آگاه بودم، چرا باید دوباره دچار آن شوم؟

بیایید موضوع را با ذکر نمونه‌های متعدد شفاف کنیم.

بحرانی بودن یا نبودن؟

از بعد فردی این مسئله، مثلاً تابه‌حال از خودتان پرسیدید که چرا با توجه به اینکه وزن شما بالاست، بازهم اقدامی اساسی برای تغییر رژیم غذایی و الگوی تغذیه انجام نمی‌دهید؟!

یا اینکه با توجه به اینکه صبح‌ها دیر از خواب برمی‌خیزید و درنتیجه دیر به محل کار می‌رسید، بازهم اقدامی اساسی برای تغییر ساعت خواب روزانه انجام نمی‌دهید؟

از بعد کلان این مسئله: تا حالا از خودتان پرسیدید چرا علیرغم اینکه سالانه هزاران نفر در تصادفات جاده‌ای جانشان را از دست می‌دهند، بازهم اقدام اساسی به حال ایمنی خودرو و جاده‌ها در کشور نمی‌شود؟

تا حالا از خودتان پرسیدید که با توجه به اینکه آمار مهاجرت نخبگان به کشورهای دیگر سالانه زیاد و زیادتر می‌شود، ولی متأسفانه بازهم اقدام اساسی برای جلوگیری از اقدام برای مهاجرت نخبگان از کشور نمی‌شود؟!

آیا مشکل در مدیریت بحران است؟!

آیا شما در مدیریت بحران مشکل دارید؟ شاید جواب عده‌ای زیاد از دوستان این باشد؛ ولی حداقل جواب شخصی من به این سؤال و شرایطی که در بالا ذکر شد، این نیست. می‌توانم چند مثال نقض هم با توجه به این استدلالم بیاورم!

اگر شما صبح روز شنبه، بعد از دو روز تعطیلات که در آن‌هم حسابی خسته شدید، با مدیرعامل شرکت رأس ساعت 8 صبح جلسه داشته باشید، تحت هر شرایطی، عرض می‌کنم تحت هر شرایطی آن شنبه را ساعتی بیدار می‌شوید که بتوانید حداقل یک ربع قبل جلسه در محل شرکت حضور داشته باشید.

حالا مقایسه کنید همان روز شنبه را زمانی که قرار است با یکی از همکاران و یا دوستانتون جلسه داشته باشید، آیا بازهم همان برنامه‌ریزی دقیق برای حضور در شرکت را خواهید داشت؟!

مدیریت بحران در غیر از پروژه

لطفاً موارد خوش‌قولی و بدقولی و موضوعات ازاین‌دست را از ماهیت این مثال خارج کنید و در نگاهی کلان و به‌دوراز حواشی به آن نگاه بیندازید.

آیا من می‌توانم بگویم که در روزی که شما با مدیرعامل جلسه داشتید، مدیریت کارهای شما قوی‌تر و در روزی که با همکاران و دوستانتان جلسه داشتید، مدیریت کارها ضعیف‌تر بوده!

تغییر در مدیریت زمانی یک شخص ثابت، آن‌هم در فاصله زمانی بین دو روز شنبه؟!

مطمئناً جواب منفی است.

پس عامل حادث شدن این رویداد چه چیزی است؟

درست کردن بحران

مغز شما به دستور شما، جلسه با مدیرعامل را مهم و جزء فعالیت‌های بحرانی برنامه کاری شما قرار داد و خودش را ملزم کرد که تحت هر شرایطی آن کار را به سرانجام برساند، ولیکن در خصوص مورد دوم، اگرچه به دستور شما، جلسه با همکار در مغز شما برنامه‌ریزی شد، ولیکن به دلیل بحرانی نبودن آن، مورد مماشات و اغماض قرار گرفت!

تغییر رژیم غذایی به‌محض ابلاغ برنامه آن به مغز، زمانی که شما را به‌صورت جدی در معرض سکته قلبی قرار دهد، یک نوع درست کردن شرایط بحرانی و بارز نمودن آن برای شروع مدیریت بحران است.

مدیریت بحران در پروژه

مثالی از شرایط بحرانی پروژه

وارد محیط پروژه شویم:

• پروژه با مدت قراردادی 24 ماهه، در ماه 25 خود هست و درصد پیشرفتی کمتر از 50% گرفته است!
• بیش از نیمی از متریال پروژه هنوز وارد کارگاه نشده است!
• تعدادی از نقشه‌ها طراحی نشده است و …

جالب اینجاست که اگرچه نامه‌های متعدد در بین ذینفعان پروژه بابت این وضعیت ردوبدل شده است، اما کماکان این وضعیت در روزهای آتی نیز اتفاق می‌افتد و هیچ‌گونه اقدام اساسی برای به پایان رسانیدن این وضعیت انجام نشده است.

آسیبی که در مثال‌های فوق گریبان گیر شما شده بود، اینک در سطح پروژه و برای ذینفعان آن اتفاق افتاده است.

درست متوجه شدید:

شما هنوز نتوانسته‌اید از این وضعیت اسفناک، برای ذینفعان پروژه بحران بسازید تا ایشان بتوانند با تکیه به قدرت مدیریت بحران خود، بر مشکل فائق آیند.

یک مثال واقعی

درست یک ماه پیش بود که به همراه مدیران ارشد یکی از سازمان‌هایی که مشاوره طرح و برنامه آن، بر عهده ما گذاشته شده بود، برای بازدید از سایت یکی از پروژه‌های آن رهسپار یکی از شهرهای جنوبی کشور شدیم. شرایط پروژه به حدی اسفناک بود که ما در مواجه اول با تراز مالی آن متوجه وخامت موضوع شدیم ولی آنچه برای ما مهم بود، این موضوع بود که چرا تابه‌حال هیچ‌کس، هیچ اقدام اساسی برای پایان بخشیدن به این شرایط انجام نداده است. تازه متوجه شدیم که مشکل ازآنجا نشأت می‌گیرد که ادامه این روند هنوز به بحران برای شرکت تبدیل نشده است.

پس‌دست به کار شدیم و بحران درست کردیم.

خوشبختانه خیلی راحت توانستیم این کار را انجام بدهیم (راهکارهای ساخت بحران رو متعاقباً در مقاله‌های بعدی خواهم گذاشت)

• برنامه زمان‌بندی رو به‌روزرسانی کردیم
• درصد عقب‌افتادگی از برنامه رو محاسبه کردیم
• تعداد روزهای ازدست‌رفته رو محاسبه کردیم
• هزینه روزهای ازدست‌رفته رو حساب کردیم
• میزان هزینه‌های سربار به ازای یک ماه را محاسبه کردیم

نتیجه جالب بود:

مجموع هزینه‌های به ازای اضافه شدن یک ماه به زمان پروژه با ارقام و مبالغ مستند و مستدل تقریباً 5 برابر آن چیزی بود که در ذهن مدیران سازمان نقش بسته بود و همین موضوع به میزان کافی رنگ و بوی بحران را برای ایشان تداعی ساخت.

کمتر از 35 روز پروژه با ابلاغ ماده 49، از سوی کارفرما، تعلیق شد؛ و این همان اقدام مدیریتی از جنس مدیریت بحران بود.

متأسفانه در بعضی مواقع تا شما برای مدیران ارشد سازمان (پیمانکار – مشاور – کارفرما) بحران درست نکنید، به‌هیچ‌عنوان هیچ‌گونه اقدام مؤثری برای مدیریت بحران از سوی ذینفعان پروژه عملیاتی نمی‌گردد، پس:

برای شروع فرآیند مدیریت بحران در وضعیت بحرانی، لطفاً بحران درست کنید.