اقدام پیش‌گویانه، پیشگیرانه، اصلاحی: هر یک کجا و کی؟!
به روند به وقوع پیوستن یک مشکل یا آسیب، در سازمان، شرکت، پروژه و … نگاهی بیندازید، آیا می‌توانید فرآیند به وقوع پیوستن آن را بدین شکل متصور شوید:
مرحله شماره یک: حس کردن به وجود آمدن یک مشکل در آینده دور (اقدام پیش گویانه)
مرحله شماره دو: تشخیص به وقوع پیوستن یک مشکل در آینده نزدیک (اقدام پیشگیرانه)
مرحله شماره سه: به وقوع پیوستن مشکل در حال
مرحله شماره چهار: تلاش برای حل مشکل بعد از به وقوع پیوستن آن (اقدام اصلاحی)
اقدام پیش‌گویانه، پیشگیرانه، اصلاحی
دارایی نامشهود
هر مرحله را به‌صورت کلی توضیح می‌دهیم:
مشکل شما در مرحله شماره یک است:
شما مطمئن به پیش آمد یک مشکل در پروژه نیستید، لیکن تغییرات در سازمان پروژه در هر یک از ابعاد آن، به شما رویش یک معضل در پروژه را یادآور می‌گردد. مثال می‌زنیم؛ حقوق بیش از 4 ماه کارگران به هر دلیلی پرداخت نشده است و این در حالی است که کسی از جمع کارکنان زحمت‌کش شما، هنوز اطلاعی از ایجاد یک تجمع کارگری را به شما نداده است و یا عملیات پایپینگ در سایت را شروع کرده‌اید و اکیپ اجرا در حال کار است، ولیکن شما به دلیل وضعیت تحریم‌ها در کشور حدس بر عدم تأمین کالا در آینده و بیکاری نیروها را می‌زنید، این مثال‌ها گوشه‌ای از نمایش حالت شماره یک در پروسه ایجاد مشکل است.
اقدام پیش‌گویانه، پیشگیرانه، اصلاحی
در مسیر درست حرکت کردن
مشکل شما وارد مرحله دوم می‌شود:
اقدام پیش‌گویانه، پیشگیرانه، اصلاحی
مشکل برای شما محرز شد
در این مرحله وقوع مشکل برای شما محرز می‌گردد، مثال می‌زنیم؛ حقوق کارگران پرداخت نشده و نماینده کارگران به دفتر شما می‌آید و شما را از تجمع و اعتصاب در فلان روز مطلع می‌سازد – اکیپ پایپینگ در حال کار است و به شما در جلسه‌ای که به دستور کارفرما فرا خوانده شده‌اید، ابلاغ می‌گردد که نهایتاً یک ماه دیگر به دلیل شرایط تحریم، متریالی برای کار نخواهید داشت.
مشکل شما وارد مرحله سوم شد:
شما در حال مشاهده یک اعتصاب کارگری در پروژه‌تان هستید، اکیپ پایپینگ شما بیکار شده است؛
اقدام پیش‌گویانه، پیشگیرانه، اصلاحی
مشکل برای شما محرز شد
و درنهایت
مشکل شما وارد مرحله چهارم می‌شود:
شما به دلیل به وجود آمدن اعتصابات کارگری به دنبال راهکار برای برون‌رفت از این وضعیت هستید و راهکار خود را پیاده‌سازی می‌کنید، شما به دلیل بیکاری اکیپ نیروی انسانی پایپینگ متحمل هزینه شده‌اید و به دنبال راهکار کاهش و یا حذف این سرریز هزینه هستید و این اقدامات را در پروژه‌تان پیاده‌سازی می‌کنید.
اقدام پیش‌گویانه، پیشگیرانه، اصلاحی
این سه اقدام را بدین شکل به چهار مرحله فوق نگاشت می‌دهیم
همواره در شعارهای (که البته با شعور نیز همراه است) در حوزه درمان و پزشکی با این جمله آشنایی داریم که: پیشگیری بهتر از درمان است، اما ما در اینجا، شما را به یک مرحله قبل از پیشگیری رهنمون می‌نماییم، پیشگویی! و اقداماتی که پیرامون این مهم انجام می‌پذیرد تحت عنوان اقدام پیش‌گویانه می‌شناسیم. این اقدام یکی از موضوعات اساسی در نظام‌نامه کیفیت مخصوصاً پیرامون شرکت‌های سازنده قطعات خودرو می‌باشد. ازآنجاکه فاصله زمانی بین مرحله دوم و سوم بسیار کوتاه است، در علم مدرن، پیشنهاد می‌شود که با تعبیه یک سری اصول و مقررات و فعالیت‌های پیرامون آستانه شوک، در سازمانتان، با تیک خوردن چک‌لیست آن‌ها در هر مقطعی، پیشگویی نمایید که قرار است در آینده دور این مشکل در سازمانتان به وجود بیاید. بدین ترتیب شما به‌واسطه داشتن زمان کافی برای مرتفع نمودن مشکل، قادر خواهید بود با کمترین هزینه و با کمترین ریسک ممکن و نهایتاً با داشتن زمان کافی، احتمال وقوع این مشکل در سازمانتان را به صفر برسانید
اگر نتوانستید در مرحله شماره یک موفق به مهار مشکل شوید (نتوانستید به‌صورت موفق مکانیزم تشخیص پیش‌گویانه مشکل را در پروژه‌تان نهادینه کنید و یا به هر علتی قادر به پیاده‌سازی اقدام‌های پیش‌گویانه نبودید) حتماً بایستی در مرحله دوم مشکل را تحت مدیریت خود درآورید. در این مرحله شما کاملاً تشخیص داده‌اید که قرار است مشکلی در پروژه شما به وقوع بپیوند، اگرچه پروسه حل مشکل در این مرحله می‌تواند راحت‌تر از مرحله شماره یک باشد، لیکن شک نکنید که هزینه‌های آن به‌مراتب بالاتر از هزینه‌های این مرحله است. در مرحله شماره سوم، مشکل به وقوع می‌پیوندد (که اگر شما می‌توانستید پروژه‌تان را مجهز به تشخیص و شناخت مشکل و نهایتاً پیاده‌سازی روش‌های مرتفع نمودن آن می‌کردید، به‌هیچ‌عنوان وارد این مرحله نمی‌شدید) و نهایتاً در مرحله آخر شما برای حل مشکل پیش‌آمده و یا برای جلوگیری از پیش آمدن دوباره آن، اقدامات اصلاحی را تعریف و در سازمان مستقر می‌نمایید. تعریف الگوها و اقدام‌های این مرحله (در مقایسه با مراحل یک و دو) بسیار ساده‌تر و هزینه‌های بالاسری و مالی و معنوی آن بسیار محسوس و بالا و البته به‌هیچ‌عنوان قابل قیاس با مراحل اولیه نیست.
اما چند پیشنهاد کاربردی:
سعی کنید تمامی مشکلات پروژه را در مرحله شماره یک شناسایی کنید، دقت کنید شناسایی و تدوین اصول اولیه برای نحوه شناسایی مشکل در مرحله شماره یک (پیش‌گویانه) بسیار تخصصی و فنی می‌باشد. پس سعی نکنید تنها با اتکا به علم مدیریت و موضوعات فنی غیر تخصص خود، در پی نگارش و تصویب این اصول برآیید. در آینده در خصوص این اصول اولیه در تدوین چارچوب تدوین اقدامات پیشگیرانه در پروژه بیشتر سخن خواهیم گفت.
اقدام پیشگیرانه و سبک نگرشی به این مقوله را با نگاه بدبینانه و منفی‌بافی در سازمان پروژه به اشتباه نگیرید. مبحث اول، بسیار فنی و برگرفته از یک سری اصول می‌باشد که مراحل تدوین، نگارش، تصویب و پیاده‌سازی در پروژه در سازمان پروژه و توسط بالاترین مقام آن یعنی مدیریت پروژه، صحه‌گذاری شده است، حال‌آنکه مبحث دوم تنها ناشی از یک سری مفروضات شخصی و بدون پایه و اساس در سازمان پروژه و اغلب توسط ذینفعان منفی پروژه شکل می‌گیرد.
در پاره‌ای از شرایط، اقدامات پیش‌گویانه و پیشگیرانه به‌صورت توأمان در یک پکیج گنجانده شده و اغلب تحت یک عنوان و پروسیجر به آن نگاه می‌شود. سازمانتان را از این دیدگاه بر حذر دارید. ایشان را موظف کنید که الگو و ساختار و استخوان‌بندی سبک اقدامات پیش‌گویانه و پیشگیرانه را مجزا و به همین ترتیب گفته‌شده ارائه نمایند.
به دلیل عدم بلوغ در پاره‌ای از سازمان‌های پروژه، فاصله زمانی تشخیص مشکل تا محقق شدن آن بسیار پایین است؛ بنابراین آیتم زمان در اثرگذاری اقدامات پیشگیرانه بسیار مؤثر است؛ لذا حتماً در این خصوص از الگوهای ثابت و تدوین‌شده در کنار الگوها و اقدام‌های آنی و خاص آن مشکل در حوزه اقدامات پیشگیرانه، بهره بگیرید.
مرحله چهارم، آخرین مرحله در جهت برون‌رفت از مشکل است، در این مرحله شما دیگر به فکر محقق نشدن مشکل نیستید، چون آن به وقوع پیوسته است. در این مرحله شما به دنبال پیاده‌سازی آیتم‌هایی هستید که در درجه اول تبعات مشکل پیش‌آمده را به حداقل رسانده و نهایتاً مرتفع نماید و در درجه بعدی، شاهد به وقوع پیوستن مجدد آن در پروژه نباشید. اقدام‌های تثبیت‌شده و از قبل آماده، اساس این مرحله است.
در خصوص اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه و پیش‌گویانه در دوره کارآموزی تحت همین عنوان نکات مهم و یک سری اصول اولیه بسیار کاربردی را به شما معرفی خواهیم نمود.
