چگونه مدیر پروژه حرفه ای شویم؟ مسیر واقعی از کارگاه تا مدیریت پروژه

آیا با گرفتن مدرک PMP، به یک مدیر پروژه حرفه ای تبدیل می شوید؟

بسیاری از کسانی که به دنبال شغل مدیریت پروژه هستند، در ابتدا تصور می‌کنند برای حرفه‌ای شدن، گرفتن مدرک PMP یا شرکت در دوره‌های تئوریک کافی است. به عبارت دیگر  بسیاری از علاقه‌مندان به حوزه مدیریت پروژه، مسیر حرفه‌ای شدن را با جستجو در کلاس‌ها، دوره‌های آموزشی آنلاین و اخذ مدارک بین‌المللی آغاز می‌کنند. اگرچه این مسیر در ظاهر معتبر و متداول به نظر می‌رسد، اما آنچه در پروژه‌های واقعی با آن مواجه می‌شویم، به‌مراتب پیچیده‌تر، پرچالش‌تر و عملی‌تر از آن چیزی است که در کتاب‌ها نوشته‌اند.

مدیر پروژه واقعی کسی است که در دل پروژه‌ها رشد کرده، با چالش‌های واقعی روبه‌رو شده، و مهارت‌های فنی، ارتباطی و تحلیلی را در میدان واقعی به دست آورده است. در شرکت پارسیس ماندگار رویان، ما این مسیر را نه‌تنها برای خودمان، بلکه برای بسیاری از نیروهای تازه‌وارد ترسیم کرده‌ایم.

در این مقاله، مسیری واقعی و اجرایی برای تبدیل شدن به یک مدیر پروژه حرفه‌ای ترسیم می‌شود. مسیری که شاید پرچالش باشد، اما تنها راه مطمئن برای رسیدن به جایگاه واقعی مدیر پروژه است.

هیچ‌کس به‌صورت مستقیم مدیر پروژه نمی‌شود. ورود به دنیای مدیریت پروژه، با نقش‌های پایه‌ای مانند برنامه‌ریز، کنترل‌کننده زمان و هزینه یا حتی گزارش‌نویس حرفه‌ای آغاز می‌شود. البته این نقش برای کارشناسانی که در بخش های دفتر فنی، واحد اجرا و یا دیگر واحدها مشغول فعالیت هستند نیز صدق می کند و در ابتدا در نقش کارشناس صرف باید فعالیتشان را شروع کنند.

یک گام فراتر از کارشناس پایه کنترل پروژه، کارشناس برنامه‌ریز کارگاهی پروژه را داریم که معمولاً مسئول تهیه برنامه اولیه کارگاهی، به‌روزرسانی آن، و استخراج گزارش‌های پیشرفت برای مدیر پروژه و کارفرماست. این تجربه به افراد کمک می‌کند تا با اصطلاحات فنی پروژه، روابط کارگاهی، ساختار شکست کار (WBS) و انواع تأخیرات آشنا شوند. در همین نقش است که فرد می‌آموزد چگونه گزارش واقعی را از گزارش صوری تفکیک کند، و چه طور می‌توان تأخیر یا کم‌کاری را با عدد و سند اثبات کرد.
راه اصولی و درست این است که برنامه‌ریز پروژه نه‌تنها با نرم‌افزار کار کند، بلکه در جلسات با پیمانکار و کارفرما حضور داشته باشد، از کارگاه بازدید کند و گزارش‌هایی بنویسد که مستقیماً روی تصمیم‌گیری مدیران ارشد تأثیر بگذارد.

بسیاری از نیروهای متخصص ما، کار خود را از همین نقطه آغاز کرده‌اند. برخی از آن‌ها امروز مدیر پروژه یا مشاور اصلی پروژه‌های EPC کشور هستند.

مرحله دوم، توسعه مهارت‌های مستندسازی و تسلط به ابزارهای ارتباطی است. نوشتن گزارش‌های دقیق، مستند کردن وقایع پروژه، پیگیری صورت‌جلسات، و تهیه لوایح فنی از الزامات این مرحله است. پروژه‌هایی که فاقد مستندسازی درست هستند، در معرض ریسک‌های حقوقی، مالی و فنی قرار دارند.

پس یکی از مهارت‌هایی که اغلب نادیده گرفته می‌شود، قدرت مستندسازی حرفه‌ای است. مدیر پروژه حرفه‌ای باید بتواند هر آنچه در پروژه رخ می‌دهد را به زبان دقیق و قابل دفاع تبدیل کند.

توجه کنید که Excel یکی از مهم‌ترین ابزارهای کاری فرد خواهد بود. از تهیه لیست منابع گرفته تا محاسبه هزینه‌های واقعی و برنامه نقدینگی، Excel پایه‌ی کار روزمره شما خواهد شد. همچنین باید مهارت مکاتبه رسمی با کارفرما، مشاور و سایر پیمانکاران را یاد بگیرید. یک نامه یا گزارش نادرست می‌تواند خسارتی جدی برای پروژه به همراه داشته باشد.
در شرکت پارسیس، آموزش مهارت‌های مستندسازی نه‌تنها در قالب کار عملی انجام می‌شود، بلکه در قالب دوره‌های آموزشی داخلی نیز طراحی شده است. برای مثال، نحوه تهیه یک لایحه تأخیر یا کلیم هزینه‌ای، ابتدا توسط یک کارشناس با تجریه که بارها این مسیر را طی کرده است توضیح داده می‌شود، سپس افراد موظف‌اند مشابه همان سند را برای یکی از پروژه‌ها تولید کنند.

در این مرحله، فرد از نقش‌های پشتیبانی به نقش‌های تصمیم‌گیر نزدیک می‌شود. به‌عنوان مثال، شخص ممکن است مدیر دیسیپلین پایپینگ، مدیر نصب سازه یا مدیر برنامه‌ریزی یک ناحیه شود. در این نقش‌ها، فرد مستقیماً با پیمانکار، دفتر فنی، ناظر مقیم و تیم‌های اجرایی در تماس خواهد بود.

بدین معنا که وقتی نقش برنامه‌ریز شما تثبیت شد، نوبت به گرفتن مسئولیت‌های میدانی است. یکی از راه‌های رایج در مسیر رشد، مدیریت یک ناحیه، بخش یا دیسیپلین از پروژه است. به‌عنوان مثال:

• مدیر پایپینگ کارگاه
• مسئول دیسیپلین برق یا ابزار دقیق
• سرپرست برنامه‌ریزی ناحیه 7 پلنت پالایشگاهی

در این مرحله، شما باید مهارت ترکیب فنی، روابط انسانی، و تصمیم‌گیری در شرایط بحرانی را بیاموزید. اینجاست که نقش شما از یک «هماهنگ‌کننده» صرف به یک «مدیر وظیفه‌محور» ارتقاء می‌یابد.

چالش این مرحله در هماهنگی بین اطلاعات برنامه‌ریزی، اجرای واقعی و رفع موانع میدانی است. برای موفقیت در این مرحله، فرد باید بتواند جلسات هماهنگی برگزار کند، گزارش‌های روزانه را تحلیل کند، و برای تأخیرات یا انحرافات راه‌حل ارائه دهد.

پیشنهاد ما این است که کارشناسان مربوطه در این مرحله، با ابزارهایی مانند سامانه Project View بیشتر درگیر شوند تا بتوانند مستندات، عکس‌ها، مکاتبات و نواقص پروژه را به‌صورت یکپارچه ثبت و پیگیری کنند. کسی که بتواند این ابزارها را به‌درستی به کار گیرد، به سرعت در مسیر ارتقاء قرار می‌گیرد.

اکنون که در عمل پروژه را لمس کرده‌اید، نوبت آموزش‌های ساختاری و استاندارد است. مدیر پروژه بدون درک ساختارهای استاندارد و توان تحلیل حرفه‌ای نمی‌تواند در جلسات تصمیم‌ساز تأثیرگذار باشد. در این مرحله، یادگیری استاندارد PMBOK، مفاهیمی مانند EVM (ارزیابی ارزش حاصله)، مدیریت محدوده، ریسک، هزینه و زمان، باید به‌صورت عملی در پروژه پیاده‌سازی شود.

همچنین باید توان تحلیل تأخیر پروژه، تهیه مستندات کلیم و دفاع از آن‌ها را پیدا کرد. این دانش‌ها بیشتر از آنکه در کلاس‌ها آموخته شوند، در جلسات واقعی با کارفرما، داور و مشاور به‌دست می‌آیند.

آموزش در این مرحله، زمانی اثرگذار است که فرد در عمل با چالش‌های پروژه روبه‌رو شده باشد. به همین دلیل، دوره‌های ما ترکیبی از تجربه واقعی و محتوای تخصصی هستند.

در نهایت، یک مدیر پروژه واقعی باید درک مالی از پروژه داشته باشد. این یعنی بداند هزینه واقعی پروژه چقدر است، چه عواملی باعث افزایش یا کاهش آن شده‌اند، و نقدینگی موردنیاز برای ادامه پروژه چطور باید تأمین شود.

در بسیاری از پروژه‌ها، مدیر پروژه حتی اطلاعی از جریان نقدینگی یا نقطه سر به سر پروژه ندارد. این ضعف، دلیل اصلی ناتوانی در تصمیم‌گیری‌های اقتصادی و استراتژیک است.

تهیه برنامه نقدینگی (Cash Flow)، تحلیل سود و زیان، تنظیم و بررسی بودجه‌ها، و همکاری با واحد مالی برای بررسی هزینه‌های واقعی، بخشی از وظایف این مرحله است. همچنین در قراردادهای بزرگ، لازم است مدیر پروژه در کنار مدیر مالی و حقوقی شرکت، در جلسات با کارفرما درباره تخصیص منابع، تمدید زمان یا تسویه‌ها مذاکره کند.
مدیر پروژه‌ای که صرفاً نگاه فنی داشته باشد، در پروژه‌های واقعی دچار تصمیم‌گیری‌های اشتباه خواهد شد. در مقابل، مدیران پروژه حرفه‌ای باید بتوانند ارزش اقتصادی هر تصمیم را تحلیل کنند.

مدیر پروژه شدن، نتیجه حضور مداوم در پروژه، کسب تجربه، شکست و یادگیری است. این مسیر به جای گواهینامه، به مستند، تحلیل و تصمیم‌گیری نیاز دارد. فردی که در دل پروژه رشد کند، با ابزارهای واقعی کار کند، با تیم‌ها درگیر شود، و از اشتباهات خود درس بگیرد، در نهایت به مدیری تبدیل می‌شود که می‌تواند پروژه را از ابتدا تا پایان هدایت کند.

مدیر پروژه حرفه ای باید بداند که شکست در یک پروژه، می‌تواند درس بزرگ برای پروژه بعدی باشد. تحلیل پس از پروژه (Post Project Review)، تحلیل اشتباهات و مستندسازی درس‌آموخته‌ها از مهم‌ترین عوامل رشد در این مسیر است.

شرکت پارسیس ماندگار رویان، یک مسیر واقعی برای تربیت مدیر پروژه ارائه می‌دهد. نه با وعده‌های تبلیغاتی و دوره‌های کوتاه، بلکه با:

• تجربه‌ی میدانی در پروژه‌های واقعی از پتروشیمی دماوند تا طلای جنگل سیرجان
• ایجاد سامانه بومی Project View برای ثبت مستندات و تصاویر واقعی پروژه‌ها
• توسعه آکادمی تخصصی برای انتقال تجربه‌ی واقعی، نه صرفاً دانش تئوریک
• رشد نیروها از جایگاه کارآموز تا مدیر پروژه

ما با تحلیل بیش از ۳۰ پروژه صنعتی، درس‌آموخته‌های ارزشمندی تولید کرده‌ایم که بخشی از آن‌ها در آکادمی شرکت به‌صورت محتوای آموزشی مستندسازی شده‌اند.

اگر واقعاً می‌خواهید مدیر پروژه شوید، دو مسیر پیش روی شماست:

1. راه ساده: شرکت در دوره‌های تبلیغاتی، گرفتن مدرک، نوشتن PMP روی کارت ویزیت

2. راه واقعی: ورود به پروژه، گرفتن مسئولیت، نوشتن گزارش، ساختن کلیم، دفاع در جلسه، مستندسازی شکست، تحلیل تأخیر، و در نهایت ساختن تیم پروژه

ما مسیر دوم را انتخاب کرده‌ایم. شما چطور؟

این مقاله تنها آغاز است. اگر بخواهید در مسیر حرفه‌ای شدن گام بردارید، ما در کنار شما هستیم.