منو
همواره در شرکت های با ماهیت خط تولید محور (شرکت هایی که در آن محصول یا خدمت، در طی فرایند های مشخص که در هر ایستگاه در خط تولید بر روی آن انجام می پذیرد، در تعداد مشخص و بدون محدودیت زمانی تکمیل و به دست مشتری می رسد) همانند شرکت های خودروساز و یا شرکت های تولید لوازم برقی و الکتریکی، زمانیکه قصد آن را داریم محصولی جدید در خط تولید راه اندازی کنیم، قبل از شروع به تولید انبوه محصول، آن را در نمونه ای مشخص طراحی کرده و می سازیم.
این اقدام جهت کاهش در هزینه های گزاف و ریسک هایی می باشد که در صورت بروز اشتباه در تولید انبوه محصول، شرکت را متضرر خواهد نمود. این اقدام جهت ساخت نمونه و یا ماکت محصول جدید، قبل از تولید انبوه آن را DOE (Design Of Experiment) و یا به اصطلاح “طراحی آزمایش” می نامند.
DOE (Design Of Experiment)
دقیقاً مشابه این فرآیند را در شرکت هایی با ماهیت پروژه محور (شرکت هایی که در آن محصول و یا خدمت، در طی فرآیندی مشخص و در بازه زمانی محدود، ساخت و تکمیل و تحویل مشتری و یا همان کارفرما، می گردد) همانند شرکت های ساخت پالایشگاه های نفت و گاز و یا شرکت های ساختمانی، نیز اتفاق می افتد.
نمونه بارز این موضوع آیتم What If در نرم افزار خاص برنامه ریزی و کنترل پروژه خانواده پریماورا (نسخه P6) آن می باشد. این گزینه که به اصطلاح از آن به نام «چه می شود اگر» یاد می شود، به شما این امکان را می دهد که قبل از تثبیت موردی خاص در برنامه عملیاتی کار پروژه، از خود بپرسید که در صورت وقوع این رویداد چه اتفاقی در بودجه بندی، زمانبندی و یا سایر ابعاد پروژه خواهد افتاد (بالاخص در مورد تخصیص نیروی انسانی و منابع به برنامه زمانبندی).
بدین ترتیب شما قبل از ورود به فاز اجرایی پروژه تمامی ابعاد این تغییر را سنجیده و تبعات آن را برنامه ریزی خواهید نمود و شما از گزند به وقوع پیوستن تبعات منفی این رویداد در فاز اجرا که دیگر هزینه ها و ریسک های آن قابل برگشت نیستند، مصون خواهید ماند.در مقاله‌های بعدی در وب سایت مدیر پروژه به تفصیل در این خصوص صحبت خواهیم نمود.
اما آنچه قرار است در این مقاله مورد تحلیل قرار گیرد، شناسایی این گزینه گزینه (در وضعیت مشابه DOE (طراحی آزمایش) در خط تولید – What If در پروژه) در حوزه ارتباطات مدیریت پروژه و در حساس ترین موقعیت آن یعنی جلسات راهبردی کارگاه و نیز کارفرمایی می باشد.
DOE (طراحی آزمایش) در جلسات راهبردی پروژه، یعنی قبل از اینکه شما در موقعیت واقعی این جلسات قرار بگیرید، خود را برای جلوگیری از هرگونه ریسک اقتضایی و مدیریتی که قرار است در جلسه با آن روبه رو شوید تجهیز نمایید.
group working
مخاطبین در جلسات با کارفرما، جلسات با مشاور، جلسات درون واحدی در کارگاه، جلسات در دفتر اصلی شرکت و .. بایستی در این سه دسته بندی قرار گیرند:
بایستی حسب این مخاطبین سناریو جلسات تبیین گردد. هیچ محدودیت و ثبات رویه ای در این دسته بندی وجود ندارد. اشتباه نکنیم؛ به کرات پیش آمده است که مخاطبین در جلسات درون واحدی با نیرو های تحت الامر شما، در دسته بندی ذینفعان منفی قرار می گیرند!!!
در خصوص سناریو برای تشکیل جلسه با هر یک از این ۳ دسته اشاره شده، در مقاله بعدی صحبت خواهد شد.
دستور کار جلسه
حضور نفرات در جلسه بدون اینکه آنها را در جریان سرفصل محتوایی جلسه گذاشته باشید، باعث می گردد کمتر از ۱۰% خروجی مورد نظر از جلسه برای شما محقق گردد. حتی اگر شما در مقام پیمانکار بوده و کارفرمای شما تشکیل جلسه ای را به شما اطلاع می دهد، حتماً از ایشان بخواهید دستور کار جلسه را برای شما ارسال نمایند.
این موضوع باعث می گردد شما پیش نیاز اطلاعات در جلسه را از قبل آماده کنید و به اصطلاح با دست پر در آن حاضر شوید. یادمان باشد حضور در جلسات بدون دستور کار جلسه، حضور برای شکست در آن جلسه است.
آری؛ اگر دستور کار جلسه ای عالی داشته باشید، سخنرانی بسیار عالی تر و در نهایت خروجی عالی تر از همه، در صورتی که منشی جلسه ای حرفه ای نداشته باشید که بخواهید نتایج و دستاورد های جلسه را در قالب «صورت جلسه» مکتوب نماید، به مشابه این است که شما و تمامی افراد حاضر در جلسه در دور میزی نشسته اید که روی آن دستگاه امهاء کاغذ است. شما و دوستانتان به محض ارائه نظر و به تبع آن اتخاذ تصمیم، آنها را روی کاغذی می نویسید و در داخل دستگاه انداخته و امهاء می کنید!!!
بدون شک این مهم ترین بخش فرآیند مهندسی DOE است. این موضوع به دو بخش تقسیم می شود:
بخش شماره یک، کسب آمادگی برای حضور در هر جلسه ای، فارغ از رکن پروژه، زمان، مخاطبین و … می باشد و بخش شماره دو کسب آمادگی برای حضور در جلسه با محدودیت خاص از قبیل موضوعات فوق میباشد. به دلیل اهمیت موضوع و نیز حجم محتوایی بالای آن، در مقاله های بعدی در این خصوص ارائه راهکار خواهیم نمود.
لازم به توضیح است که DOE در جلسات راهبردی پروژه برای مدیر یا مسئول پروژه دارای اهمیت بسیار بالایی است، داشبورد و ویترین پروژه همان نحوه پرزنت عملکرد شما در طول چرخه حیات پروژه می باشد که اغلب این مهم در قالب جلسات کارگاهی و یا کارفرمایی اتفاق می افتد.
